Rekomendasi 10 Aplikasi HRIS Terbaik untuk Manajemen SDM

Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) adalah unsur krusial dari setiap organisasi yang berhasil. Untuk memudahkan hal tersebut,  HRIS (Human Resource Information System) adalah alat penting dalam efisiensi manajemen SDM.

Dalam dunia terus berubah, perusahaan perlu mengikuti perkembangan teknologi untuk memastikan pengelolaan SDM yang efisien dan efektif. Artikel ini akan membahas seputar HRIS, manfaatnya, kriteria pemilihan aplikasi HRIS, serta memberikan rekomendasi 10 aplikasi HRIS terbaik. 

Apa itu HRIS?

HRIS merupakan sistem yang mengintegrasikan informasi teknologi dengan fungsi SDM. Meliputi manajemen data karyawan, rekam jejak, penggajian, pelatihan, dan masih banyak lagi. Dengan HRIS, perusahaan dapat menyimpan data karyawan dengan aman, mengotomatisasi tugas-tugas rutin, dan menghasilkan laporan penting.

Menggunakan alat ini sangat efisien dalam manajemen SDM. HRIS adalah alat yang penting untuk mengelola sumber daya manusia dengan efisiensi, akurasi, dan fokus pada strategi, yang pada gilirannya dapat meningkatkan produktivitas dan keberhasilan organisasi secara keseluruhan.

Baca juga : HRIS vs. HRMS: Perbedaan dan Kelebihan Masing-Masing

Manfaat HRIS

Penerapan HRIS bermanfaat membantu organisasi mengelola sumber daya manusia, meningkatkan produktivitas, dan mengoptimalkan proses SDM. Dengan mengurangi beban administratif, meningkatkan akurasi, dan memberikan akses mudah ke data karyawan, HRIS membantu perusahaan fokus pada strategi pengelolaan SDM lebih luas dan meningkatkan kinerja keseluruhan.

Contoh penerapan HRIS yakni mengotomatisasi proses penggajian. Sebelum menerapkan HRIS, perusahaan harus menghitung gaji secara manual, menghitung potongan, dan memastikan kepatuhan peraturan. Dengan HRIS, perhitungan gaji menjadi otomatis dan akurat, menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan.

Beberapa manfaat HRIS lain yaitu meningkatkan manajemen SDM dalam suatu perusahaan, peningkatan efisiensi operasional, pengelolaan data karyawan yang efisien, pelaporan lebih cepat dan akurat, manajemen kinerja lebih baik, manajemen kehadiran efisien, analitik SDM yang kuat, keamanan data meningkat, kepatuhan hukum hingga peningkatan kepuasan karyawan.

Baca juga : Kepemimpinan Karismatik: Pengertian, Tipe, Contoh, dan Ciri-Cirinya

Kriteria Pemilihan Aplikasi HRIS

Berikut adalah beberapa kriteria pemilihan aplikasi HRIS yang perlu dipertimbangkan:

1. Kebutuhan Bisnis
   Pertimbangkan kebutuhan bisnis unik Anda. Apakah memerlukan fokus lebih pada penggajian, manajemen kinerja, manajemen pelatihan, atau fungsi SDM lainnya? Pastikan aplikasi HRIS yang dipilih dapat mengakomodasi kebutuhan spesifik perusahaan.

2. Kemampuan Integrasi
   Pastikan aplikasi HRIS dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang Anda gunakan, seperti sistem akuntansi atau sistem manajemen inventaris. Integrasi yang baik memastikan data yang konsisten dan alur kerja yang lebih lancar.

3. Keamanan Data
   Pastikan aplikasi HRIS memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat, termasuk kontrol akses tingkat lanjut, enkripsi data, dan cadangan yang aman.

4. Skalabilitas
   Pertimbangkan kemampuan aplikasi untuk mengakomodasi pertumbuhan perusahaan Anda. Pilih HRIS yang dapat ditingkatkan dan disesuaikan dengan perkembangan organisasi Anda.

5. Biaya Implementasi dan Operasional
   Evaluasi biaya terkait implementasi, pelatihan, dan pemeliharaan aplikasi. Pastikan anggaran Anda sesuai dengan biaya tersebut.

6. Reputasi Vendor
   Periksa reputasi dan pengalaman vendor HRIS. Vendor yang telah lama berada di industri dan memiliki banyak pelanggan puas cenderung menjadi pilihan yang lebih aman.

7. Uji Coba dan Evaluasi
   Sebelum memutuskan, lakukan uji coba atau evaluasi aplikasi HRIS. Ini memungkinkan Anda untuk mengalami langsung bagaimana aplikasi bekerja dan memastikan kesesuaian dengan kebutuhan Anda.

Baca juga : Migrasi ke HRIS System: Langkah-Langkah Penting dan Dampaknya pada Manajemen SDM

Rekomendasi 10 Aplikasi HRIS Terbaik

Berikutnya 10 Software HRIS Terbaik yang Bisa Anda Pilih:

1. BambooHR

BambooHR memiliki sebuah misi meningkatkan kualitas hidup penggunanya melalui solusi manajemen tenaga kerja. Pendiri perusahaan, Ben Peterson dan Ryan Sanders, bukanlah individu yang hanya mencari profit semata. Sebaliknya, mereka bertekad untuk menciptakan produk yang akan meningkatkan pengalaman kerja pelanggan mereka, dan pada akhirnya, kualitas kehidupan pribadi mereka.

BambooHR mungkin bukan pilihan yang optimal untuk perusahaan besar, tetapi dalam hal ini, mereka telah mengukir reputasi sebagai ahli dalam menggarap kebutuhan khusus UMKM. Terutama, BambooHR menjadi pilihan yang sangat baik bagi perusahaan kecil yang memiliki perhatian khusus terhadap pelacakan manajemen kinerja. Perangkat lunak BambooHR memiliki kemampuan untuk melacak metrik utama, mengukur kinerja, dan bahkan menghasilkan laporan yang disesuaikan untuk bisnis kecil Anda.

2. Gusto

Mengawali perjalanannya dengan nama ZenPayroll pada tahun 2012, perangkat lunak HR yang kini dikenal sebagai Gusto telah melayani lebih dari dua ratus ribu bisnis di Amerika Serikat. Gusto tidak hanya mengolah penggajian senilai puluhan miliar dolar setiap tahun, tetapi juga menawarkan beragam fitur pendukung.

Misi Gusto didorong oleh nilai-nilai seperti pelayanan pelanggan yang prima, memahami sudut pandang pemilik bisnis, serta membangun dengan sikap rendah hati. Gusto menawarkan empat paket yang berbeda yang sesuai dengan berbagai jenis bisnis. Paket terendah mereka dirancang untuk usaha kecil, tetapi mereka juga menawarkan lebih banyak layanan bagi perusahaan yang lebih besar dengan biaya yang setimpal.

Keunggulan Gusto terletak pada paket “Select” yang dapat disesuaikan dengan perusahaan yang terus berkembang dari waktu ke waktu. Paket lanjutan ini membutuhkan minimal dua puluh lima karyawan, namun mencakup semua fitur yang tersedia dalam paket lainnya, termasuk layanan penggajian Gusto yang komprehensif, akses langsung ke manajer sukses pelanggan yang didedikasikan, pembebasan biaya, serta integrasi dengan broker asuransi kesehatan.

3. Zenefits

Didirikan pada tahun 2013, Zenefits memulai perjalanannya dengan tujuan memahami masalah yang dihadapi oleh perusahaan kecil dan menengah, serta memiliki misi untuk menyamakan kesempatan. Pada tahun 2014, Zenefits mencatatkan pertumbuhan yang sangat pesat dan menjadi salah satu perusahaan teknologi perangkat lunak tercepat dalam sejarah. 

Pada tahun tersebut, perusahaan ini berkembang dari 15 karyawan menjadi lebih dari 470. Mereka juga menerima investasi sebesar $15 juta dari perusahaan modal ventura ternama seperti Andreessen Horowitz, Maverick, dan Venrock. Saat ini, perangkat lunak Zenefits digunakan oleh lebih dari 10.000 perusahaan dan melayani 400.000 lebih karyawan. Sebagai salah satu perusahaan teknologi SDM yang berkembang paling cepat dan menjanjikan, Zenefits menawarkan paket manajemen SDM yang lengkap.

4. Namely

Berbeda dengan BambooHR, Zenefits, dan Gusto yang merangkul baik usaha kecil maupun menengah, Namely secara khusus membidik usaha menengah. Didirikan pada tahun 2012, Namely telah meraih sejumlah penghargaan, termasuk tiga penghargaan dari Comparably pada tahun 2021, yang mencakup kategori Keragaman, Kepemimpinan, dan Pertumbuhan Karir.

Tim HR di Namely juga telah meluncurkan solusi pelaporan karyawan anonim guna menciptakan lingkungan kerja yang lebih aman. Namely menawarkan hanya dua paket HRIS yang berbeda, namun mereka juga menyediakan beragam layanan tambahan yang dapat dimasukkan ke dalam paket perusahaan Anda.

Paket dasar mereka, yang disebut “HR Fundamentals,” menawarkan berbagai solusi inti HR yang sering disatukan oleh perangkat lunak perusahaan dalam paket dasar mereka. Ini mencakup layanan mandiri karyawan, orientasi, direct deposit, keterlibatan karyawan, pengelolaan biaya tenaga kerja, dan analitik SDM. Selain itu, Namely juga menyertakan fitur unik seperti umpan berita perusahaan dan alat pelaporan anonim mereka.

5. SAP SuccessFactors

SAP adalah salah satu perusahaan terbesar dalam daftar ini. Didirikan pada tahun 1972 oleh lima pengusaha Jerman yang melihat potensi bisnis dalam perangkat lunak. Meskipun solusi SAP ERP sudah sangat terkenal, solusi SAP SuccessFactors juga memiliki peran penting dalam dunia kerja modern. SAP SuccessFactors HCM Suite bahkan telah mengubah namanya menjadi HXM (manajemen pengalaman manusia) untuk mencerminkan fokus utamanya, yaitu melayani karyawan terlebih dahulu.

Pelanggan SAP SuccessFactors tidak memiliki berbagai pilihan paket seperti banyak perangkat lunak HCM dan HRIS lainnya. Sebaliknya, SAP HCM mencakup berbagai layanan, mulai dari SAP SuccessFactors Employee Central hingga Employee Experience Management. Tidak seperti beberapa perusahaan teknologi SDM rintisan yang lebih kecil dalam daftar ini, SAP HR melayani perusahaan besar dengan puluhan ribu karyawan, termasuk nama-nama besar seperti American Airlines dan EY.

6. Paycor

Paycor didirikan pada tahun 1990, sehingga menjadi salah satu perusahaan manajemen modal manusia (HCM) tertua dan salah satu pemimpin yang paling dikenal dalam daftar ini. Saat ini, Paycor melayani lebih dari empat puluh ribu perusahaan kecil hingga menengah.  Salah satu prioritas utama Paycor adalah meningkatkan keragaman, kesetaraan, dan inklusi dalam bisnis pelanggan mereka. Mereka mencapai tujuan ini dengan menjalankan analisis yang transparan dalam penggajian dan manajemen SDM mereka.

Perangkat lunak HR Paycor berfokus pada bisnis kecil dan menengah, dengan layanan HR yang bervariasi sesuai dengan jenis bisnis yang Anda miliki. Paycor menawarkan empat paket berbeda untuk bisnis kecil, mulai dari paket dasar hingga paket lengkap Paycor HCM. Paket dasar mencakup layanan pajak gaji, aplikasi seluler, pelaporan online, pembayaran berdasarkan permintaan, serta layanan SDM dan kepatuhan. Tiga paket bisnis kecil yang lebih lanjut menawarkan lebih banyak fitur, termasuk orientasi, pusat dukungan profesional, dan alat analitik yang kuat untuk pemilik bisnis.”

7. Deputy

Misi Deputy adalah untuk mempermudah dan menyederhanakan perangkat lunak penjadwalan karyawan. Saat ini, mereka melayani lebih dari 250.000 bisnis di seluruh dunia. Deputy adalah spesialis dalam perangkat lunak penjadwalan shift, dan mereka menyediakan beberapa alat manajemen tenaga kerja yang sangat terjangkau di daftar ini. Bahkan, mereka menawarkan paket sepenuhnya gratis dengan hingga seratus lembar waktu per bulan, dan paket Premium mereka memiliki harga yang sangat kompetitif, yaitu empat dolar per pengguna per tahun.

Deputy menawarkan dua paket untuk usaha kecil, yaitu Paket Pemula dan Paket Premium. Paket Pemula mungkin tidak sekomprehensif paket pemula lain yang dibahas dalam artikel ini, tetapi yang terbaik, itu gratis! Sementara Paket Premium menyediakan lebih banyak fitur, seperti penjadwalan otomatis dan integrasi penggajian. Selain rencana bisnis kecil mereka, Deputy juga menyediakan rencana Perusahaan untuk bisnis dengan lebih dari 250 karyawan. Paket ini mencakup semua yang ada dalam Paket Premium ditambah perencanaan permintaan tingkat lanjut, pelaporan, dan analitik tenaga kerja, serta beragam fitur yang dapat disesuaikan.

8. Oracle HR

Seperti halnya SAP, Oracle adalah sebuah perusahaan besar yang memiliki berbagai perangkat lunak sumber daya manusia dan berfokus pada perusahaan besar dengan jangkauan global. Mereka mempekerjakan lebih dari seratus ribu karyawan. Oracle HCM Cloud mencakup beberapa fitur paling canggih dari platform HR mana pun yang ada saat ini. Oracle HCM Cloud melayani perusahaan-perusahaan seperti Adventist Health, illycaffè, dan Baylor University. Sebagai penyedia perangkat lunak SDM global, HCM dapat diakses di lebih dari 190 negara dan didukung dalam 26 bahasa.

Teknologi Oracle HCM HR menyediakan semua yang diperlukan perusahaan global untuk mengelola karyawan mereka. Oracle HCM Cloud mencakup layanan perangkat lunak SDM inti, integrasi tunjangan karyawan, direktori jaringan, prediksi tenaga kerja, kontrol keamanan, dan studio desain pengalaman yang unik. Oracle Cloud HCM adalah salah satu bagian yang paling kompetitif dan menarik dalam Oracle HRMS.

Platform cloud ini menggabungkan Oracle Human Resources, Talent Management, Workforce Management, dan Oracle HCM Payroll. Oracle mengklaim bahwa bisnis yang menggunakan layanan cloud mereka telah mengalami peningkatan efisiensi tenaga kerja keseluruhan sebesar 11 persen, penurunan biaya sistem lama sebesar 29 persen, dan peningkatan produktivitas pelaporan sebesar 62 persen.

9. ADP

ADP adalah salah satu nama terbesar dalam daftar ini, melayani lebih dari sembilan ratus ribu perusahaan. ADP menonjol sebagai salah satu perusahaan perangkat lunak HR yang paling serbaguna, menyediakan pilihan untuk perusahaan kecil, menengah, dan besar. Bahkan, mereka menawarkan ADP TotalSource, solusi PEO HR yang mencakup semua manfaat layanan manajer SDM internal.

ADP telah ada selama lebih dari tujuh puluh tahun, dan pada tahun 2021, Fortune menobatkannya sebagai salah satu “Perusahaan Paling Dikagumi di Dunia” selama lima belas tahun berturut-turut. Misi ADP adalah memberikan solusi untuk tantangan sumber daya manusia dan mengubah dunia profesional, baik dengan mengadaptasi perangkat lunak mereka ke masalah industri tertentu atau meningkatkan perangkat lunak ADP Workforce Now yang populer.

ADP menawarkan salah satu jenis layanan manajemen SDM inti terbesar dalam daftar ini. Mereka memiliki paket yang ditujukan untuk perusahaan kecil dan menengah. Software payroll ADP yang paling populer untuk perusahaan kecil adalah paket Enhanced mereka, yang mencakup penggajian ADP, layanan pajak ADP, dan alat HRM. Klien ADP juga mendapatkan akses ke agen ADP mereka sendiri, yang pada dasarnya menyediakan layanan pramutamu sumber daya manusia. 

Paket ADP Workforce Now tersedia untuk perusahaan menengah apa pun. Paket Hiring Advantage adalah layanan penggajian SDM dan ADP yang paling populer untuk perusahaan menengah, dan mencakup orientasi, manajemen bakat, manajemen kinerja, dan alat profesional SDM yang ditingkatkan lainnya. ADP juga menawarkan add-on opsional untuk setiap paket ADP Workforce Now.

10. GajiHub

Rekomendasi terakhir dalam daftar ini adalah salah satu perangkat lunak HR terbaik yang berasal dari Indonesia. GajiHub adalah perangkat lunak HR dan penggajian yang sangat cocok untuk bisnis yang beroperasi di Indonesia, dan telah terintegrasi dengan sempurna dengan perangkat lunak akuntansi terkemuka, Kledo.  Dan GajiHub memberikan solusi yang komprehensif untuk berbagai proses operasional bisnis Anda. 

GajiHub memungkinkan Anda untuk dengan mudah melakukan penghitungan penggajian, mengelola absensi, HRIS, perhitungan pajak PPh 21, BPJS, akuntansi, reimbursement, manajemen aset, pengelolaan cuti karyawan, dan analisis data manajemen SDM. Selain itu, GajiHub juga memudahkan bisnis dan karyawan Anda dengan layanan mandiri karyawan (ESS) yang praktis, sehingga perusahaan dapat mengundang karyawan untuk mengunduh aplikasi melalui Play Store atau App Store. Dengan aplikasi ini, karyawan dapat melihat slip gaji mereka dan mengirimkan informasi absensi yang diperlukan.

Studi Kasus

• Studi Kasus 1: Google Inc

Google Inc. menggunakan perangkat lunak HRIS yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan mereka. Mereka memiliki sistem HRIS internal yang disebut “gHRIS” yang mencakup berbagai fitur, termasuk penggajian, manajemen kinerja, dan pelatihan.

Sejumlah keuntungan didapatkan diantaranya Google menghemat waktu dan sumber daya manusia dalam pengolahan gaji dan manajemen SDM. Proses otomatisasi memungkinkan tim SDM mereka untuk fokus pada tugas yang lebih strategis.

Kemudian, melalui HRIS, Google dapat mengakses data SDM dalam waktu nyata, memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang didukung oleh data, seperti rekrutmen yang lebih efektif atau identifikasi tren karyawan.

Selain itu, HRIS membantu Google dalam melacak kinerja karyawan, mengevaluasi tujuan, dan menyediakan umpan balik secara real-time. Hal ini memungkinkan mereka untuk memotivasi karyawan, merencanakan pengembangan karir, dan merespons isu-isu kinerja lebih cepat.

• Studi Kasus 2: IBM

IBM menggunakan sistem HRIS yang mengintegrasikan berbagai komponen, termasuk penggajian, manajemen bakat, dan analitik SDM. Mereka juga menggunakan chatbot AI untuk layanan mandiri karyawan.

Keuntungan IBM dapat melakukan pencarian kandidat dengan cepat, menganalisis data aplikasi, dan melakukan wawancara melalui video konferensi. Ini menghemat waktu dan biaya dalam proses rekrutmen.

Kemudian, HRIS memungkinkan IBM untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan karyawan dan memberikan akses ke konten pelatihan secara online. Ini mendukung pengembangan karyawan dan membantu dalam retensi bakat.

Selain itu, dengan data kinerja yang terkumpul, IBM dapat memberikan umpan balik yang lebih baik, mengidentifikasi bakat potensial, dan mengembangkan rencana pengembangan yang lebih efektif untuk karyawan mereka.

Baca juga : Kamus Kompetensi Jabatan: Kunci Menghadapi Tantangan dan Meraih Kesuksesan

Tantangan dalam Implementasi HRIS

1. Perubahan Budaya Organisasi
   Karyawan mungkin merasa tidak nyaman dengan perubahan, terutama jika mereka terbiasa dengan proses manual. Mengatasi ini bisa dengan mendorong komunikasi terbuka dan pendekatan partisipatif. Pelatihan karyawan, membentuk tim perubahan, dan mengkomunikasikan manfaat dari HRIS kepada karyawan dapat mempromosikan penerimaan perubahan.

2. Kualitas Data yang Buruk
   HRIS memerlukan data karyawan yang berkualitas tinggi. Jika data awal yang dimasukkan ke dalam sistem tidak akurat atau tidak lengkap, ini dapat mengarah pada masalah selama implementasi dan penggunaan HRIS. Mengatasi ini dengan memperbaiki data sebelum implementasi. Pastikan data yang ada diperbarui dan akurat. Selain itu, menerapkan prosedur validasi data dan memberikan pelatihan kepada staf HR tentang pentingnya data yang berkualitas.

3. Ketidaksesuaian Regulasi
   Setiap negara atau wilayah mungkin memiliki peraturan yang berbeda terkait dengan privasi data karyawan. Mengelola data karyawan dalam HRIS sesuai dengan peraturan dapat menjadi kompleks dan mengarah pada risiko kepatuhan. Lakukan audit terhadap peraturan dan kebijakan kepatuhan yang berlaku di wilayah Anda dan pastikan HRIS memenuhi standar tersebut.

4. Biaya Implementasi
   Implementasi HRIS dapat mahal, termasuk biaya perangkat lunak, pelatihan, dan pemeliharaan. Ini bisa menjadi hambatan bagi organisasi dengan anggaran terbatas. Buat perencanaan anggaran yang jelas sejak awal. Pertimbangkan biaya jangka panjang dan manfaat yang diharapkan dari HRIS. Selain itu, pertimbangkan opsi perangkat lunak open-source atau berbasis cloud yang dapat mengurangi biaya awal.

5. Integrasi dengan Sistem yang Ada
   Jika organisasi sudah memiliki sistem perangkat lunak, integrasi HRIS dengan sistem yang ada dapat menjadi tantangan. Kesesuaian dan transfer data yang mulus adalah kunci. Pastikan Anda memilih HRIS yang dapat dengan mudah diintegrasikan dengan sistem yang ada atau mencari solusi middleware yang memfasilitasi transfer data antara sistem.

Mengatasi tantangan-tantangan ini memerlukan perencanaan, komunikasi yang efektif, pelatihan, dan komitmen untuk mengubah budaya organisasi ke arah yang mendukung penggunaan HRIS.

Kesimpulan

Dari penjelasan artikel dapat dipahami bahwa HRIS adalah alat yang sangat efisien dalam manajemen SDM. Dengan penggunaan yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan pengambilan keputusan. Namun, pemilihan software HRIS yang sesuai sangatlah penting. 

Dengan mempertimbangkan kebutuhan unik perusahaan, faktor keamanan, dan biaya, perusahaan dapat mengambil langkah besar menuju manajemen SDM yang lebih efektif dan efisien. Ingatlah bahwa HRIS bukan sekadar alat, tetapi juga investasi dalam kesuksesan jangka panjang perusahaan Anda.

Konsultasikan kebutuhan sumber daya manusia Anda dengan kami dan temukan solusi terbaik untuk bisnis Anda. Jadikan tim HR kami mitra strategis Anda dalam mengoptimalkan potensi SDM dan mencapai kesuksesan bersama.