HRIS vs. HRMS: Perbedaan dan Kelebihan Masing-Masing

Manajemen sumber daya manusia (HRM) telah mengalami perubahan yang signifikan berkat kemajuan teknologi. Dalam konteks ini, Human Resource Information System (HRIS) dan Human Resource Management System (HRMS) menjadi perangkat utama dalam memudahkan tugas HR.

Apakah HRIS dan HRMS memiliki arti dan fungsi yang sama? Atau justru keduanya berbeda? Lalu, bagaimana cara menentukan mana yang tepat bagi perusahaan? Artikel ini akan membahas perbedaan antara keduanya serta kelebihan masing-masing.

Pengertian HRIS

Human Resource Information System (HRIS) adalah sistem informasi berfungsi sebagai platform berbasis komputer yang mengintegrasikan berbagai fungsi berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia suatu organisasi. HRIS memiliki peran utama memfasilitasi berbagai aspek manajemen sumber daya manusia. Dalam konteks ini, HRIS bertindak sebagai wadah untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan menganalisis data terkait karyawan dan proses manajemen sumber daya manusia.

Peran utama HRIS meliputi manajemen data karyawan, penggajian, manajemen kinerja, pelaporan, manajemen waktu, dan pelatihan serta pengembangan karyawan. Sebagai contoh, HRIS memungkinkan organisasi untuk dengan efisien mengelola data karyawan, menghitung dan memproses gaji, melakukan penilaian kinerja, melacak waktu kerja, serta memantau pelatihan dan pengembangan karyawan.

Melalui berbagai fitur tersebut, HRIS memainkan peran kunci dalam menjaga kelancaran operasional departemen sumber daya manusia dan membantu organisasi dalam mengambil keputusan strategis yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia.

Baca juga : Budaya Kerja Google: Menarik, Mengembangkan, dan Mempertahankan Bakat Terbaik

Pengertian HRMS

Human Resource Management System (HRMS) adalah sebuah sistem informasi yang memegang peran kunci dalam manajemen sumber daya manusia dengan pendekatan yang lebih strategis. HRMS dirancang untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi yang mencakup aspek strategis dan operasional dalam pengelolaan sumber daya manusia suatu organisasi.

Sistem ini tidak hanya fokus pada pengelolaan data karyawan, tetapi juga mengelola manajemen talenta, perencanaan suksesi, pelatihan dan pengembangan, serta manajemen kinerja. Melalui HRMS, organisasi dapat mengidentifikasi bakat-bakat kunci, mengembangkan rencana penggantian pemimpin, serta merencanakan dan melaksanakan program pelatihan yang dibutuhkan untuk pengembangan karyawan dan pencapaian tujuan organisasi.

Selain itu, HRMS juga mendukung evaluasi kinerja karyawan, perbaikan kinerja, dan penghasilan laporan strategis yang mendukung pengambilan keputusan strategis terkait sumber daya manusia. Dengan fitur-fitur yang komprehensif, HRMS membantu organisasi merencanakan pertumbuhan dan pengembangan sumber daya manusia mereka secara efisien, menjaga daya saing, dan mencapai tujuan jangka panjang.

Baca juga : Kepemimpinan Karismatik: Pengertian, Tipe, Contoh, dan Ciri-Cirinya

Perbedaan Antara HRIS dan HRMS

HRIS memiliki fokus utama pada administrasi dan manajemen data karyawan. Ini berperan dalam pengelolaan informasi dasar seperti data pribadi karyawan, riwayat pekerjaan, penggajian, manajemen waktu, serta pelaporan  terkait administrasi sumber daya manusia. HRIS membantu menjaga catatan akurat dan efisien mengenai data karyawan dan penggajian.

Sementara itu, HRMS lebih komprehensif dalam cakupan fungsi. Selain administrasi, HRMS juga mencakup fungsi strategis seperti manajemen talenta, perencanaan suksesi, pelatihan dan pengembangan, serta manajemen kinerja. HRMS membantu organisasi mengembangkan karyawan, mengidentifikasi dan merencanakan penggantian pemimpin, serta memastikan pencapaian tujuan jangka panjang melalui pengelolaan kinerja yang lebih efektif.

 Contoh Kasus Penggunaan HRIS dan HRMS dalam Situasi Berbeda

Sebuah perusahaan kecil dengan jumlah karyawan yang terbatas mungkin memilih menggunakan HRIS untuk mengelola administrasi sumber daya manusia. HRIS membantu dalam mengelola data karyawan, menghitung gaji, serta memproses cuti dan absensi dengan efisien. Situasi ini adalah contoh ideal penggunaan HRIS di mana fokus utama adalah administrasi.

Sementara itu, perusahaan besar yang beroperasi di berbagai negara dan memiliki sejumlah besar karyawan mungkin akan memilih HRMS. Mereka menggunakan HRMS untuk mengelola strategi pengembangan karyawan, melacak bakat-bakat kunci, merencanakan suksesi, dan melaksanakan program pelatihan yang kompleks. HRMS membantu menjaga kompetensi karyawan dan mencapai tujuan jangka panjang organisasi.

Dengan perbandingan ini, HRIS dan HRMS dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan ukuran organisasi. HRIS cocok untuk administrasi sederhana, sementara HRMS lebih cocok untuk organisasi yang memiliki fokus strategis dalam pengelolaan sumber daya manusia.

Baca juga : Human dan Capacity Building dalam Bisnis: Meningkatkan Kualitas Karyawan dan Produk

Kelebihan HRIS

Penggunaan HRIS membawa sejumlah manfaat signifikan bagi organisasi dalam pengelolaan sumber daya manusia:

1. Efisiensi Administrasi
   Mengurangi beban administrasi manual dengan mengotomatisasi banyak tugas terkait sumber daya manusia. Hal ini mengurangi peluang terjadinya kesalahan manusia dan memungkinkan departemen HR fokus pada tugas yang lebih strategis.

2. Akses Cepat ke Informasi
   Menyediakan akses cepat ke data karyawan dan laporan terkait sumber daya manusia. Ini membantu manajemen dalam membuat keputusan yang lebih tepat waktu dan berdasarkan data.

3. Peningkatan Pelacakan Kinerja
   Memungkinkan perusahaan melacak dan mengevaluasi kinerja karyawan secara lebih sistematis. Ini membantu mengidentifikasi karyawan yang berkinerja tinggi.

4. Peningkatan Kepatuhan
   Membantu dalam memastikan kepatuhan  hukum dan peraturan terkait ketenagakerjaan dan perpajakan. Ini membantu mencegah potensi masalah hukum.

5. Pelaporan yang Lebih Baik
   Memungkinkan pembuatan laporan yang lebih rinci dan analisis data mendalam. Ini membantu organisasi melacak tren dan menciptakan strategi sumber daya manusia yang lebih efektif.

Studi Kasus Implementasi HRIS 

Salah satu contoh sukses implementasi HRIS adalah perusahaan manufaktur ABC Corp. ABC Corp sebelumnya menghadapi tantangan pengelolaan data karyawan yang memerlukan banyak waktu dan pekerjaan manual. Setelah mengimplementasikan HRIS, perusahaan ini mengalami beberapa perubahan signifikan.

Mereka dapat mengotomatisasi proses penggajian dan manajemen waktu, yang sebelumnya memakan banyak waktu dan kesalahan berisiko. Dengan HRIS, ABC Corp berhasil meningkatkan efisiensi operasional dan meningkatkan akurasi data karyawan. Mereka juga dapat melacak kinerja karyawan secara lebih terstruktur, memberikan feedback yang lebih konsisten, dan merencanakan pengembangan karyawan dengan lebih efektif. Hasilnya adalah peningkatan produktivitas dan kepuasan karyawan, serta penghematan waktu dan biaya operasional yang signifikan.

Baca juga : Migrasi ke HRIS System: Langkah-Langkah Penting dan Dampaknya pada Manajemen SDM

Kelebihan HRMS

Penggunaan HRMS memberikan berbagai manfaat dan kelebihan bagi organisasi dalam manajemen sumber daya manusia:

1. Manajemen Talenta Lebih Efektif
   Memungkinkan organisasi  mengidentifikasi dan mengembangkan bakat-bakat kunci, memberikan jalur karier, serta membantu mempertahankan karyawan berkinerja tinggi. Hal ini meningkatkan produktivitas dan retensi karyawan.

2. Perencanaan Suksesi Lebih Baik
   Perusahaan dapat merencanakan penggantian pemimpin dan posisi kunci jangka panjang. Ini memastikan kelangsungan operasional organisasi dan pengembangan berkelanjutan.

3. Pengembangan Karyawan Terfokus
   Membantu organisasi dalam perencanaan dan pelaksanaan program pelatihan yang sesuai kebutuhan karyawan dan tujuan organisasi, meningkatkan kompetensi dan produktivitas.

4. Manajemen Kinerja Lebih Efisien
   Mendukung evaluasi kinerja karyawan, peningkatan produktivitas, serta perbaikan berkelanjutan dengan pemantauan kinerja yang lebih terstruktur.

5. Pelaporan Strategis yang Mendukung Keputusan
   Menyediakan data dan analisis yang mendukung pengambilan keputusan strategis terkait sumber daya manusia, termasuk proyeksi kebutuhan tenaga kerja dan penilaian dampak kebijakan.

Studi Kasus Implementasi HRMS

Contoh sukses implementasi HRMS adalah perusahaan teknologi XYZ Solutions. Sebelumnya, XYZ Solutions menghadapi tantangan dalam pengelolaan bakat karyawan dan pengembangan sumber daya manusia. Setelah mengadopsi HRMS yang sesuai, mereka mengalami perubahan besar dalam strategi pengembangan karyawan.

Perusahaan ini dapat mengidentifikasi bakat-bakat kunci yang sebelumnya terabaikan, merencanakan penggantian pemimpin secara efisien, dan mengejar program pelatihan yang sesuai kebutuhan karyawan. Hasilnya adalah peningkatan retensi karyawan dan produktivitas yang signifikan. HRMS membantu XYZ Solutions mencapai tujuan jangka panjang dan tetap bersaing di pasar yang kompetitif dengan strategi pengembangan karyawan lebih efektif.

Kesimpulan

Dari penjelasan artikel ini dapat dipahami perbedaan HRIS dan HRMS, serta kelebihan masing-masing dalam konteks manajemen sumber daya manusia. HRIS adalah sistem informasi yang berfokus pada administrasi dan manajemen data karyawan, sedangkan HRMS mencakup fungsi strategis seperti manajemen talenta, perencanaan suksesi, pelatihan dan pengembangan, serta manajemen kinerja.

Dengan memahami perbedaan dan kelebihan masing-masing sistem, organisasi dapat memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka dalam mengelola tenaga kerja, sehingga meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kemampuan untuk mencapai tujuan strategis sumber daya manusia.