Mengenal HRIS (Human Resource Information System): Manfaat, Cara Kerja, dan Contoh Penerapannya

Perkembangan bisnis di era digital menuntut penggunaan teknologi di setiap aspek pengelolaannya, salah satunya yaitu aspek pengelolaan sumber daya manusia. Dengan menggunakan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS atau Human Resource Information System) yang berbasis teknologi informasi dapat membantu dalam manajemen sumber daya manusia.

HRIS merupakan sistem yang dapat mengelola dan mengotomatisasi berbagai aspek sumber daya manusia dalam perusahaan, mulai dari manajemen data karyawan, rekrutmen, manajemen kinerja, manajemen gaji, pelaporan, dan lainya. Sistem ini bukan sekedar alat teknologi, tetapi menjadi strategi yang memberikan banyak manfaat terhadap perusahaan.

Penerapan HRIS ini tidak hanya menghemat waktu dan sumber daya, tetapi juga meningkatkan efisiensi, akurasi, dan produktivitas dalam manajemen sumber daya manusia. Dalam artikel ini akan membahas seputar HRIS, mulai dari manfaat yang ditawarkan, cara kerja, dan contoh penerapan di berbagai konteks bisnis.

A. Manfaat HRIS 

Penerapan HRIS memberikan sejumlah manfaat yang signifikan bagi perusahaan, baik besar maupun kecil. Beberapa manfaat kunci termasuk:

1. Efisiensi Administrasi
   HRIS memberikan manfaat nyata dalam efisiensi tugas administratif dengan berbagai cara. Sistem ini dapat mengotomatisasi tugas-tugas administrasi seperti, pemrosesan gaji, manajemen cuti, dan pelaporan karyawan dapat diotomatisasi, mengurangi potensi kesalahan dan waktu yang dihabiskan dalam tugas-tugas rutin ini.
   Dengan mengotomatisasi proses, HRIS mengurangi risiko kesalahan manusiawi, seperti perhitungan gaji yang salah atau pelacakan cuti yang tidak akurat. Sehingga menciptakan lingkungan yang lebih efisien, produktif, dan terorganisir dalam manajemen sumber daya manusia, yang memberikan dampak  positif pada keseluruhan kinerja organisasi.
2.  Akurasi Data
   HRIS merupakan teknologi yang  dapat menyimpan dengan manajemen data karyawan yang lebih terstruktur dan akurat. Sehingga informasi tentang riwayat pekerjaan, pelatihan, dan evaluasi kinerja dapat diakses dengan mudah dan terkini.
   Dengan data yang akurat ini memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan strategis yang lebih baik terkait sumber daya manusia. Selain itu,  perusahaan juga dapat merencanakan pertumbuhan yang berkelanjutan, merekrut bakat yang sesuai, dan memastikan efisiensi operasional.
3. Peningkatan Kepuasan Karyawan
   HRIS menyediakan akses yang lebih mudah terhadap informasi karyawan, seperti jadwal kerja, gaji dan manfaat. Selain itu sistem ini juga dapat mengembangkan kemampuan karyawan melalui pelatihan dan membantu karyawan dalam menyusun rancangan karir.
   Sistem ini memungkinkan perusahaan dapat merencanakan, melacak, dan mengukur peningkatan kualitas karyawan dengan lebih baik. Sehingga karyawan merasa lebih diberdayakan dan memberikan dampak yang signifikan terhadap kinerja yang dihasilkan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan.
4. Pelaporan dan Analisis
   HRIS menyediakan laporan yang berisi data terkait sumber daya manusia, seperti data karyawan, kinerja, rekrutmen, dan gaji. Analisis data ini membantu manajemen dalam mengambil keputusan strategis yang didasarkan pada fakta dan angka yang akurat.
5. Kepatuhan Hukum
   Sistem HRIS dapat membantu organisasi untuk mematuhi peraturan dan undang-undang ketenagakerjaan dengan mengotomatisasi proses administrasi yang mengikuti standar hukum.

Baca juga : Kamus Kompetensi Jabatan: Kunci Menghadapi Tantangan dan Meraih Kesuksesan

B. Cara Kerja HRIS

HRIS berfungsi sebagai pusat data karyawan dan proses HR di dalam organisasi. Cara kerja umumnya melibatkan langkah-langkah berikut:

• Pengumpulan Data
  Pertama-tama, informasi mengenai karyawan harus dikumpulkan dari berbagai sumber, mulai dari informasi pribadi, riwayat pekerjaan, pendidikan, pelatihan, dan informasi kontak. Data ini bisa didapatkan melalui formulir penerimaan, pembaruan profil dan interaksinya dengan sistem HRIS.
• Penyimpanan Aman
  Kemudian data karyawan yang terkumpul harus disimpan dengan berbasis data dan terenkripsi secara aman. Data ini hanya bisa diakses oleh staff HR dan manajemen yang berwenang.
• Pengolahan Otomatis
  Kemudian HRIS juga dapat mengotomatisasi tugas-tugas seperti, perhitungan gaji, manajemen cuti, dan evaluasi kinerja berdasarkan data yang ada. Selain itu, sistem ini juga dapat memberikan pelatihan sesuai dengan kebutuhan karyawan
•  Akses Karyawan
  Karyawan juga dapat mengakses portal self-service yang dimiliki HRIS, sehingga karyawan dapat mengakses informasi pribadi mereka sendiri, mengajukan cuti, mengganti data kontak, atau mengakses gaji mereka dan berinteraksi dengan berbagai layanan HR lainnya.

Baca juga : Efektivitas Penggunaan Konsultan HRD Internal Dan Eksternal Dalam Bisnis

C. Contoh Penerapannya

HRIS digunakan dalam berbagai jenis organisasi dan industri:

1. Perusahaan Multinasional
   Perusahaan besar dengan cabang internasional menggunakan HRIS untuk mengelola sumber daya manusia di berbagai negara dengan lebih efisien, memastikan kepatuhan hukum, manajemen gaji internasional, dan standarisasi proses HR di seluruh organisasi.
   Penerapan HRIS yang efektif dalam perusahaan multinasional memungkinkan manajemen untuk mengelola sumber daya manusia dengan lebih konsisten, efisien, dan kompatibel dengan peraturan internasional. Hal ini juga dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dalam konteks global.
2. Startup Teknologi
   Startup yang berkembang pesat sering kali memilih HRIS untuk mengelola pertumbuhan mereka. HRIS dapat memberikan pengalaman modren kepada karyawan dan membantu dalam proses rekrutmen cepat, manajemen kinerja, dan perencanaan pengembangan karyawan.
3. Institusi Pendidikan
   Perguruan tinggi dan sekolah dapat memanfaatkan HRIS untuk mengelola data dosen, staf administratif, dan mahasiswa. Ini termasuk pengelolaan informasi akademik, penjadwalan kuliah, dan manajemen pelatihan pengajar serta mengotomatisasi proses pendaftaran dan administrasi akademik.
4. Organisasi Nirlaba
   Organisasi nirlaba seperti yayasan atau lembaga amal dapat menggunakan HRIS untuk manajemen data karyawan dan sukarelawan. Ini membantu dalam melacak kualifikasi, pengalaman, dan kontribusi sukarelawan serta memungkinkan perencanaan sumber daya manusia yang lebih efisien.

Kesimpulan

HRIS (Human Resource Information System) merupakan teknologi yang dapat mengelola sumber daya manusia pada perusahaan dengan lebih efisien. Dengan memanfaatkan sistem ini dapat mengefisiensi administrasi,  akurasi data, dan analisis yang lebih baik.

Dengan pemahaman tentang cara kerjanya dan melalui contoh penerapannya, organisasi dapat mengoptimalkan pengelolaan sumber daya manusia mereka. Oleh karena itu, investasi dalam HRIS bukan hanya investasi dalam teknologi, tetapi juga investasi dalam kualitas manajemen sumber daya manusia yang lebih baik dan berdaya saing.

Tingkatkan kesuksesan bisnis Anda dengan Konsultasi Transformasi Organisasi kami. Info lebih lanjut silahkan Konsultasi Sekarang!!