Migrasi ke HRIS System: Langkah-Langkah Penting dan Dampaknya pada Manajemen SDM

Manfaat HRIS

HRIS menawarkan sejumlah manfaat yang mampu membantu setiap perusahaan dalam mengoptimalkan proses manajemen sumber daya manusia. Beberapa manfaat dari HRIS antara lain:

1. Memudahkan Proses Administrasi
   HRIS membantu mengelola berbagai dokumen dan data terkait dengan karyawan, seperti dokumen pribadi, kontrak kerja, asuransi, penggajian, dan lain-lain. Dalam hal ini, HRIS memastikan bahwa setiap dokumen dan data tersimpan dengan aman dan mudah diakses saat dibutuhkan.
2. Menyederhanakan Proses Hire-to-Retire Cycle
   HRIS membantu menciptakan pengalaman yang lebih positif bagi karyawan, mulai dari proses rekrutmen hingga pensiun, dan memastikan bahwa seorang karyawan merasakan pengalaman yang konsisten selama bekerja di perusahaan.
3. Menyediakan Data untuk Pengambilan Keputusan
   HRIS dapat memberikan berbagai informasi yang dapat digunakan oleh manajemen dalam mengambil keputusan terkait dengan SDM. Misalnya, HRIS akan memberikan laporan tentang kinerja karyawan dan tingkat kepuasan karyawan dalam bekerja.
4. Menekan Biaya Operasional
   Dalam jangka panjang, HRIS dapat membantu mengurangi biaya operasional perusahaan dengan memudahkan proses administrasi, menghilangkan komunikasi yang tidak perlu, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya manusia.

Baca juga : Human dan Capacity Building dalam Bisnis: Meningkatkan Kualitas Karyawan dan Produk

Pembahasan Lengkap tentang HRIS

HRIS terdiri dari beberapa modul yang membantu memfasilitasi setiap aspek terkait dengan SDM. Berikut adalah beberapa modul utama yang dimiliki oleh HRIS:

1. Modul Rekrutmen
   Modul Rekrutmen membantu memfasilitasi rekrutmen karyawan mulai dari aplikasi, seleksi, hingga perekrutan. Dalam hal ini, HRIS dapat dilengkapi dengan fitur pilihan pemfilteran, seleksi rekrutmen otomatis, pengiriman email otomatis ke pelamar, pembuatan dokumen lamaran kerja, serta pembuatan daftar pertanyaan wawancara.
2. Modul Manajemen Karyawan
   Modul Manajemen Karyawan membantu memfasilitasi proses manajemen karyawan, mulai dari pengaturan daftar karyawan, kontrak kerja, data pribadi, dan kualifikasi. Dalam hal ini, HRIS dapat dilengkapi dengan fitur penilaian kinerja, pengelolaan cuti, dan manajemen prestasi.
3. Modul Pelatihan dan Pengembangan
   Modul Pelatihan dan Pengembangan membantu memfasilitasi program pelatihan dan pengembangan yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan. Dalam hal ini, HRIS dapat dilengkapi dengan fitur manajemen pelatihan, daftar pelatihan, pengelolaan kelas pelatihan, serta evaluasi dan umpan balik pelatihan.
4. Modul Penggajian
   Modul Penggajian membantu memfasilitasi penggajian karyawan. Dalam hal ini, HRIS dapat dilengkapi dengan fitur pembuatan slip gaji, pembayaran gaji, perhitungan pajak, dan pengelolaan denda atau bonus.
5. Modul Manajemen Dukungan
   Modul Manajemen Dukungan membantu memfasilitasi pengelolaan dukungan karyawan, seperti manajemen asuransi kesehatan dan asuransi kecelakaan. Dalam hal ini, HRIS dapat dilengkapi dengan fitur manajemen asuransi, manajemen program kesejahteraan, serta manajemen manfaat lainnya.

Baca juga : 5 Langkah Mudah Memilih Konsultan HRD Yang Tepat Untuk Bisnis Anda

Langkah-langkah Penting dalam Migrasi ke HRIS System

1. Evaluasi kebutuhan
   Tahap awal dalam migrasi ke HRIS system adalah evaluasi kebutuhan perusahaan. Perusahaan perlu menentukan tujuan dan kebutuhan sistem HRIS yang diinginkan. Untuk itu, perusahaan harus melakukan survey karyawan terkait kebutuhan dan preferensi yang diinginkan, serta evaluasi eksisting sistem HRIS yang diterapkan jika ada.
2. Menentukan vendor HRIS
   Setelah evaluasi kebutuhan, perusahaan selanjutnya harus menentukan vendor HRIS yang akan digunakan. Berbagai vendor HRIS tersedia di pasaran dengan fitur dan keunggulan yang berbeda-beda, sehingga perusahaan perlu menyelidiki dan membandingkan beberapa vendor.
3. Implementasi HRIS
   Setelah menentukan vendor HRIS, langkah selanjutnya adalah melakukan implementasi HRIS system. Perusahaan perlu memperhatikan beberapa hal penting seperti integrasi dengan sistem lain, pengaturan data, pelatihan karyawan, dan melakukan uji coba sebelum sistem tersebut dioperasikan.
4. Pengawasan dan pemeliharaan
   Setelah HRIS system terpasang, kemudian perusahaan harus melakukan pengawasan dan pemeliharaan rutin untuk menghindari kegagalan sistem.

Dampak pada Manajemen SDM

1. Efisiensi waktu dan biaya
   Implementasi HRIS system dapat membantu perusahaan dalam mengurangi waktu dan biaya operasional pada administrasi SDM. Karyawan dapat mempercepat proses administrasi seperti pengajuan cuti, penggajian, dan pengupahan.
2. Penyimpanan data yang aman
   Penggunaan HRIS system juga membantu perusahaan dalam penyimpanan data karyawan yang lebih aman dan terorganisir. Sistem HRIS juga akan membantu bidang HR untuk mengelola, menyimpan, dan melindungi data karyawan.
3. Analisa data yang lebih akurat
   Sistem HRIS juga membantu dalam menganalisa data karyawan secara akurat. Data yang dihasilkan dari HRIS system dapat memberikan gugus data performa karyawan, intelijen bisnis, dan pemantauan pelayanan SDM yang lebih baik dan terorganisasi.
4. Kemudahan akses data
   Sistem HRIS juga membantu karyawan untuk mendapatkan informasi terkait administrasi SDM dengan mudah dan akurat. Data dapat dimonitor baik secara real time maupun periode tertentu yang kemudian dapat diakses oleh karyawan yang memerlukannya.

Secara keseluruhan, migrasi ke HRIS system dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi operasional dan manajemen SDM secara keseluruhan. Perusahaan harus mempertimbangkan dengan matang untuk memilih HRIS system yang tepat dan memastikan seluruh karyawan memahami dan terlatih dalam penggunaannya. HRIS menyediakan sejumlah manfaat untuk perusahaan dalam memfasilitasi aktivitas terkait SDM, seperti administrasi, manajemen karyawan, pelatihan dan pengembangan, penggajian, dan manajemen dukungan. Fitur-fitur ini dapat Dioptimalkan oleh perusahaan untuk mempercepat proses administrasi, meningkatkan pengalaman karyawan, mempertajam pengambilan keputusan, dan menekan biaya operasional dalam jangka panjang.

Ingin mendapatkan konsultasi tentang Human Resource Information System? Jangan ragu untuk menghubungi kami di link WhatsApp dan dapatkan bantuan ahli dalam mengoptimalkan sistem informasi sumber daya manusia Anda!