Tahukah Anda bahwa sebelum Anda memulai program pelatihan di perusahaan, ada langkah penting yang harus dilakukan terlebih dahulu? Ya, itu adalah analisis kebutuhan pelatihan (Training Needs Analysis/TNA). Meskipun antusiasme untuk melatih karyawan sangat baik, TNA adalah langkah krusial yang tidak boleh terlewat.
Dalam artikel ini, kami akan membahas secara lengkap cara melakukan analisis kebutuhan pelatihan, mulai dari awal hingga akhir, dengan contoh mendalam serta metode yang dapat membantu Anda membuat program pelatihan yang sukses.
Mari mulai langkah pertama menuju pelatihan yang lebih baik!
Apa Itu Training Needs Analysis (TNA)?
Analisis kebutuhan pelatihan adalah langkah pertama yang penting untuk mengetahui apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh organisasi Anda. TNA memberikan gambaran umum mengenai tujuan organisasi dan kebutuhan pelatihan yang harus dipenuhi untuk mencapainya. Misalnya, perusahaan Anda mungkin memerlukan pelatihan yang lebih komprehensif atau pelatihan berbasis mobile untuk karyawan yang bekerja dengan teknologi tertentu.
Melakukan analisis kebutuhan pelatihan sebelum merancang program pelatihan memungkinkan Anda untuk mengembangkan materi yang lebih efektif dan memaksimalkan penggunaan waktu produksi.
Baca juga : Tips dan Trik Sukses Mengikuti Pelatihan Sertifikasi HR BNSP untuk Pemula
Perbedaan antara Analisis dan Penilaian Kebutuhan Pelatihan
Analisis kebutuhan pelatihan dan penilaian kebutuhan pelatihan seringkali digunakan bergantian, tetapi keduanya memiliki perbedaan penting:
- Training Needs Analysis (TNA): Proses menyeluruh yang mengevaluasi kondisi organisasi, keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan karyawan untuk mengidentifikasi area yang memerlukan pelatihan.
- Penilaian Kebutuhan Pelatihan: Fokus pada penilaian kebutuhan pelatihan individu. Ini adalah evaluasi lebih terperinci dari keterampilan dan pengetahuan karyawan untuk menentukan area yang memerlukan pengembangan lebih lanjut.
Kedua proses ini penting, namun analisis memberikan panduan strategis dengan menetapkan tujuan organisasi secara keseluruhan, sementara penilaian kebutuhan membantu merinci kebutuhan individu dalam organisasi.
Baca juga : Mengukur Keberhasilan Program Pelatihan dengan Metode Evaluasi yang Efektif
Kapan Anda Harus Melakukan Analisis Kebutuhan Pelatihan?
Jawabannya sederhana: sebelum Anda mulai melakukan pelatihan.
Bayangkan jika Anda ingin bepergian ke tempat yang belum pernah Anda kunjungi, tetapi Anda tidak tahu arah atau tempat yang harus dituju. Analisis kebutuhan pelatihan membantu Anda memahami apa yang diperlukan perusahaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Baca juga : Mengapa Perencanaan Tahunan HR Menjadi Kunci Keberhasilan Organisasi di 2025?
Jenis-jenis Analisis Kebutuhan Pelatihan
Ada tiga jenis utama dalam analisis kebutuhan pelatihan yang perlu Anda ketahui:
- Berbasis Pengetahuan: Memastikan bahwa karyawan memahami konsep dasar dalam industri yang relevan.
- Berbasis Keterampilan: Fokus pada keterampilan praktis dan kemampuan lunak yang diperlukan dalam pekerjaan sehari-hari.
- Berbasis Kemampuan: Melihat sejauh mana karyawan mampu memecahkan masalah dan mengelola risiko.
Baca juga : Transformasi Pengelolaan SDM dengan HRIS: Tingkatkan Efisiensi dan Keputusan Bisnis
Metode Analisis Kebutuhan Pelatihan
Berikut beberapa metode yang bisa Anda pilih untuk melakukan analisis kebutuhan pelatihan, disesuaikan dengan tujuan dan karakteristik perusahaan Anda:
- Kuesioner: Meskipun kurang akurat, ini bisa menjadi titik awal yang baik untuk memahami seberapa kompeten karyawan dan apa yang ingin mereka pelajari lebih lanjut.
- Observasi: Pengamatan langsung terhadap karyawan dapat memberikan wawasan lebih dalam mengenai area yang perlu pelatihan.
- Wawancara: Berbicara langsung dengan manajer atau supervisor akan memberi informasi berharga tentang kebutuhan pelatihan yang spesifik.
- Penilaian Kinerja: Menggunakan hasil penilaian kinerja untuk mengidentifikasi gap keterampilan dan pengetahuan.
- Umpan Balik Pelanggan: Mendapatkan masukan dari pelanggan dapat membantu Anda melihat area-area yang perlu diperbaiki dalam pelayanan atau produk.
Baca juga : Mengapa Data Karyawan yang Akurat Adalah Kunci Sukses Bisnis di Tahun Baru
6 Langkah Melakukan TNA
- Menyiapkan Profil Perusahaan Mulailah dengan bekerja sama dengan manajer untuk mengembangkan profil perusahaan yang mencakup tingkat staf dan peran yang ada. Identifikasi keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan yang dibutuhkan setiap posisi.
- Tanyakan Pertanyaan Besar Evaluasi kembali strategi pelatihan Anda setidaknya sekali setahun atau saat memulai program pelatihan baru. Tentukan tujuan pelatihan yang ingin dicapai dan pastikan program Anda sejalan dengan tujuan perusahaan.
- Pastikan Kepatuhan Prioritaskan kepatuhan terhadap regulasi dan standar yang relevan dengan industri Anda, seperti pelatihan yang diwajibkan oleh hukum atau peraturan khusus.
- Menggambar Peta Jalan untuk Masa Depan Berdasarkan wawancara dan kuesioner, identifikasi kebutuhan pelatihan yang spesifik dan susun rencana pelatihan yang terarah.
- Evaluasi Materi dan Metode Pelatihan yang Ada Analisis materi pelatihan yang ada untuk melihat apa yang bekerja, apa yang perlu ditingkatkan, dan apa yang perlu diubah. Pastikan materi pelatihan relevan dan sesuai dengan perkembangan industri.
- Buat Rekomendasi Setelah mengumpulkan data dan menganalisis hasilnya, buat rekomendasi untuk perbaikan. Pertimbangkan metode pengiriman pelatihan, penyesuaian anggaran, dan cara untuk meningkatkan keterlibatan karyawan dalam pelatihan.
Kesimpulan
Analisis kebutuhan pelatihan adalah langkah yang sangat penting untuk menyusun program pelatihan yang efektif. Dengan mengidentifikasi kebutuhan secara menyeluruh dan tepat, organisasi Anda dapat memaksimalkan hasil dari setiap pelatihan yang dilaksanakan. Gunakan langkah-langkah di atas untuk memastikan bahwa pelatihan yang diberikan benar-benar dapat mengatasi kekurangan keterampilan dan pengetahuan di tempat kerja.
