7 Cara Mengelola Shift Kerja Karyawan, HRD Wajib Tahu

5 Menit Membaca

Mengelola shift kerja karyawan merupakan salah satu tantangan besar bagi HRD, terutama di perusahaan yang beroperasi 24 jam sehari atau memiliki kegiatan operasional yang memerlukan pembagian waktu kerja yang fleksibel. Shift kerja yang tidak teratur atau tidak dikelola dengan baik dapat menyebabkan penurunan produktivitas, kelelahan pada karyawan, hingga masalah kesehatan. Oleh karena itu, HRD perlu memahami cara-cara efektif dalam mengelola shift kerja untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan serta kesejahteraan karyawan. Artikel ini akan membahas tujuh cara yang dapat diterapkan oleh HRD dalam mengelola shift kerja karyawan dengan baik.

1. Menyusun Jadwal Shift yang Adil dan Transparan

Cara pertama dalam mengelola shift kerja karyawan adalah dengan menyusun jadwal shift yang adil dan transparan. HRD harus memastikan bahwa pembagian shift tidak hanya didasarkan pada kebutuhan perusahaan, tetapi juga mempertimbangkan kebutuhan dan preferensi karyawan. Jadwal yang adil akan meningkatkan kepuasan karyawan, sementara transparansi dalam penyusunan jadwal akan membantu menghindari konflik dan meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap manajemen.

Untuk memastikan keadilan, HRD dapat menggunakan sistem rotasi shift yang memungkinkan semua karyawan memiliki kesempatan untuk bekerja di berbagai shift. Selain itu, penting untuk memberikan informasi jadwal shift secara terbuka dan tepat waktu, sehingga karyawan dapat merencanakan kehidupan pribadi mereka dengan lebih baik.

2. Menggunakan Teknologi untuk Mempermudah Pengaturan Shift

Teknologi dapat menjadi alat yang sangat efektif dalam mengelola shift kerja karyawan. Saat ini, banyak aplikasi dan perangkat lunak yang dapat membantu HRD dalam menyusun, mengatur, dan mengelola jadwal shift dengan lebih efisien. Teknologi ini memungkinkan HRD untuk melakukan penyesuaian jadwal secara real-time, memberikan pemberitahuan kepada karyawan, serta memantau kepatuhan terhadap jadwal shift.

Selain itu, teknologi juga memungkinkan karyawan untuk mengajukan permintaan perubahan shift atau cuti secara langsung melalui aplikasi, yang kemudian dapat ditinjau dan disetujui oleh HRD. Dengan demikian, penggunaan teknologi tidak hanya mempermudah tugas HRD, tetapi juga meningkatkan fleksibilitas dan responsivitas dalam pengelolaan shift kerja.

3. Menerapkan Sistem Shift yang Fleksibel

Sistem shift yang fleksibel menjadi semakin penting dalam era modern ini, di mana keseimbangan antara kehidupan kerja dan pribadi menjadi perhatian utama bagi banyak karyawan. Fleksibilitas dalam shift kerja dapat meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mengurangi tingkat kelelahan serta stres yang disebabkan oleh jadwal kerja yang kaku.

HRD dapat mempertimbangkan untuk menerapkan sistem shift kerja fleksibel, seperti shift parsial, shift malam yang lebih pendek, atau opsi untuk bekerja dari rumah pada shift tertentu. Fleksibilitas ini tidak hanya membantu karyawan dalam mengelola waktu mereka dengan lebih baik, tetapi juga meningkatkan produktivitas dan loyalitas mereka terhadap perusahaan.

Baca : Mengenal HR Generalist: Job Desk, Gaji dan Keahlian yang Harus Dimiliki

4. Memastikan Keseimbangan Antara Pekerjaan dan Kehidupan Pribadi

Keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi adalah kunci untuk menjaga karyawan tetap produktif dan termotivasi. Shift kerja yang terlalu berat atau tidak seimbang dapat menyebabkan kelelahan fisik dan mental, yang pada gilirannya dapat menurunkan kinerja dan meningkatkan risiko kehadiran yang buruk (absenteeism).

HRD harus memastikan bahwa jadwal shift kerja tidak mengorbankan waktu pribadi karyawan. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan memastikan bahwa karyawan memiliki cukup waktu istirahat antara shift dan tidak bekerja terlalu banyak jam secara berlebihan. Menawarkan waktu libur yang cukup setelah serangkaian shift malam juga merupakan langkah penting untuk menjaga kesejahteraan karyawan.

5. Memberikan Pelatihan dan Dukungan yang Memadai

Mengelola shift kerja bukan hanya tentang menyusun jadwal, tetapi juga tentang memastikan bahwa karyawan siap dan mampu menjalankan tugas mereka dengan baik selama shift mereka. HRD harus menyediakan pelatihan yang memadai untuk karyawan, terutama bagi mereka yang baru bekerja dalam sistem shift.

Pelatihan ini dapat mencakup manajemen waktu, teknik menjaga kesehatan selama shift malam, dan cara-cara untuk tetap produktif dalam kondisi kerja yang berbeda-beda. Selain itu, HRD juga perlu memberikan dukungan emosional dan mental, misalnya dengan menyediakan akses ke konseling atau program kesejahteraan karyawan.

6. Melibatkan Karyawan dalam Penyusunan Jadwal

Melibatkan karyawan dalam proses penyusunan jadwal shift dapat meningkatkan kepuasan dan keterlibatan mereka. HRD dapat melakukan ini dengan memberikan opsi kepada karyawan untuk memilih shift yang mereka inginkan, atau dengan meminta umpan balik dari karyawan mengenai jadwal shift yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.

Dengan melibatkan karyawan, HRD dapat mengurangi resistensi terhadap jadwal shift yang telah ditentukan dan meningkatkan tingkat kepatuhan. Karyawan yang merasa didengarkan dan diberi kesempatan untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan cenderung lebih puas dan termotivasi dalam bekerja.

7. Mengevaluasi dan Menyesuaikan Jadwal Secara Berkala

Terakhir, HRD harus selalu mengevaluasi efektivitas jadwal shift yang telah diterapkan dan menyesuaikannya jika diperlukan. Kondisi bisnis dan kebutuhan karyawan dapat berubah dari waktu ke waktu, sehingga jadwal shift yang telah disusun perlu diperiksa dan diperbarui secara berkala.

Evaluasi ini dapat dilakukan dengan mengumpulkan data mengenai kehadiran karyawan, produktivitas, dan umpan balik dari karyawan. Jika ditemukan bahwa jadwal shift yang ada menyebabkan masalah seperti kelelahan atau penurunan kinerja, HRD harus segera mengambil langkah untuk melakukan penyesuaian.

Kesimpulan

Mengelola shift kerja karyawan adalah tugas yang menuntut perencanaan dan perhatian yang matang dari HRD. Dengan menerapkan tujuh cara di atas, HRD dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih sehat, produktif, dan memuaskan bagi karyawan. Jadwal shift yang dikelola dengan baik tidak hanya membantu perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya, tetapi juga memastikan kesejahteraan karyawan tetap terjaga.

Mengelola shift kerja karyawan dengan efektif membutuhkan alat dan strategi yang tepat. Dengan HR Manager BNSP dari Proxsis Group, Anda dapat memastikan bahwa setiap aspek dari pengelolaan karyawan, termasuk shift kerja, dilakukan dengan standar yang tinggi. Pelatihan ini dirancang untuk membantu HRD dalam memahami dan menerapkan praktik terbaik dalam manajemen sumber daya manusia, sehingga perusahaan Anda dapat beroperasi dengan lebih efisien dan karyawan merasa lebih dihargai. Transformasikan manajemen HR Anda dengan Proxsis Group dan ciptakan lingkungan kerja yang lebih harmonis dan produktif.