Kapan terakhir kali Anda merasa benar-benar memahami komunikasi efektif pada rekan kerja? apa yang coba dikatakan rekan kerja tentang suatu tugas?

Ingatkah Anda ketika penjelasan suatu fungsi atau kehilangan tugas?

Komunikasi di tempat kerja terkadang menyerupai permainan masa kecil “Telepon”. Pesan dimulai dengan satu cara, tetapi saat diteruskan melalui manajemen senior ke manajer, ke karyawan dan kemudian ke kolega lain, pesan asli dapat berubah.

Ini mungkin tampak seperti masalah kecil, tetapi penyelesaian tugas yang berhasil dapat bergantung pada penjelasan tugas yang benar. Seorang klien dapat menerima pengiriman yang salah, atau tugas yang signifikan dapat terlewatkan sama sekali. Komunikasi efektif ditempat kerja sangat penting untuk operasi bisnis yang sukses. Sayangnya, pesan yang tepat bukanlah norma.

Tantangan Untuk Komunikasi Yang Efektif

Karena sebagian besar tenaga kerja, mungkin sulit untuk membangun strategi komunikasi yang efektif yang merampingkan diskusi dan dialog yang jelas. Di bawah ini adalah tantangan yang dihadapi para pemimpin dan tempat kerja dalam mengembangkan metode komunikasi.

  • Jargon Perusahaan

Sangat mudah bagi organisasi untuk membuat akronim dan istilah kata yang membantu mereka berkomunikasi lebih cepat. Namun, beberapa karyawan mungkin tidak memahami apa arti informasi ini dan dapat menyebabkan kurangnya kejelasan dalam memahami pendelegasian tugas dan tugas.

  • Hambatan Bahasa dan Pengalaman

Dalam kondisi saat ini, sebagian besar tempat kerja beragam dan berpotensi memiliki pekerja yang memiliki pemahaman bahasa Inggris. Ini juga dapat berkontribusi pada salah tafsir penyampaian. Selain itu, tingkat pengalaman yang berbeda di antara pekerja dapat membuat pesan tertentu dari atasan sulit untuk dipahami atau dijalankan.

  • Komunikasi Satu Arah

Jika perusahaan hanya berpartisipasi dalam diskusi satu arah secara internal, maka mereka kehilangan sejumlah informasi. Karyawan dapat memegang kunci data terkait prosedur kerja yang tidak efektif, metode komunikasi yang kadaluwarsa, dan konflik internal yang perlu diketahui oleh pemberi kerja. Jika manajer tidak memfasilitasi cara untuk mendengar dari pekerja, mereka akan kehilangan informasi berharga yang dapat membantu mereka menciptakan lingkungan tempat kerja yang lebih baik.

  • Orientasi Buruk

Proses perekrutan harus menjadi interaksi pertama yang dialami pekerja di mana mereka diperkenalkan dengan praktik komunikasi perusahaan. Karyawan harus dilatih tentang bagaimana mereka dapat mengharapkan untuk mendengar tentang informasi yang relevan dari manajemen senior dan alat yang dapat mereka gunakan untuk berinteraksi dengan kolega dan manajer. Karyawan tidak hanya harus dilatih tentang pekerjaan mereka, tetapi mereka juga harus mengetahui praktik komunikasi perusahaan.

  • Komunikasi Faktual

Di perusahaan besar, mungkin sulit untuk menjaga keakuratan informasi. Sekali lagi, seperti ilustrasi “telepon” di atas, informasi mudah disalahartikan karena berbagai alasan. Manajer mungkin ingin mengubah pesan agar karyawan melakukan pekerjaan ekstra, karyawan dapat mengubah pesan yang mereka sampaikan kepada rekan kerja karena pada awalnya mereka tidak jelas tentang apa yang diucapkan.

  • Konflik

Mungkin juga ada motif pribadi mengapa pesan berubah saat diturunkan ke karyawan. Para pekerja dapat memiliki perasaan negatif terhadap satu sama lain dan mengubah komunikasi sebagai akibat dari konflik pribadi. Manajer dapat melakukan praktik yang sama untuk alasan yang sama. Jenis penalaran ini sulit untuk diidentifikasi karena bisa jadi tidak terlihat.

5 Metode Peningkatan Komunikasi Ruang Kerja

Meskipun ada banyak masalah yang dapat mempersulit upaya komunikasi, masih ada gunanya bagi perusahaan untuk meningkatkan komunikasi efektif di tempat kerja untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas. Ada berbagai metode yang dapat diterapkan oleh pekerja yang akan membantu menciptakan lingkungan yang lebih baik untuk komunikasi yang efektif.

  • Cari Tahu Di Mana Kurangnya Komunikasi

Tidaklah bijaksana untuk mulai menambahkan inisiatif komunikasi tanpa memahami di mana letak masalahnya. Mungkin ada sistem yang sangat baik untuk komunikasi dua arah, tetapi umpan balik karyawan dan manajer mungkin kurang. Pekerja mungkin memiliki cara untuk berbagi ide, tetapi mereka mungkin kehilangan mekanisme untuk berkolaborasi dengan rekan kerja dalam proyek. Oleh karena itu, para pemimpin perlu melakukan survei pekerja untuk memahami di mana mereka ingin meningkatkan komunikasi.

  • Berikan Contoh Kepada Pekerja

Jika belum ada budaya komunikasi yang terbentuk, maka akan sulit untuk memilikinya. Cara terbaik untuk memulai budaya diskusi terbuka adalah dengan memberi contoh dari para pemimpin. Sesuatu yang sederhana seperti berbicara dengan setiap karyawan di awal hari kerja, meminta pendapat mereka, dan membuka pintu untuk pertanyaan dapat mulai membuka tim kerja untuk mengekspresikan diri.

  • Dorong Komunikasi Peretemuan Secara Rutin

Para pemimpin harus mendesak para manajer untuk bertemu dengan tim mereka setidaknya sebulan sekali untuk mendengarkan ide-ide mereka, menerima dan memberikan umpan balik, dan membangun hubungan kerja yang sehat. Selain itu, para pemimpin mungkin ingin membuat rapat balai kota mingguan di mana mereka dapat mendengar dari karyawan tentang masalah yang harus mereka ketahui.

  • Memfasilitasi Komunikasi Dua Arah

Para pemimpin harus mengingatkan manajer selama sesi umpan balik karyawan bahwa mereka harus memberikan waktu bagi karyawan untuk juga memberikan umpan balik mereka. Pemimpin juga dapat memfasilitasi sistem di mana karyawan dapat memberikan masukan secara anonim untuk masalah yang mereka rasa tidak nyaman untuk dibahas di depan umum.

  • Berikan Tools Agar Tim Berkomunikasi Satu Sama Lain

Alat seperti Platform Status dan Google Hangouts dapat memungkinkan pekerja untuk berbicara satu sama lain saat mereka mengerjakan proyek atau berkolaborasi untuk ide-ide baru. Ini akan memfasilitasi budaya komunikasi dan menginspirasi rekan kerja untuk bekerja sama secara efisien.

Best Practice Untuk Meningkatkan Komunikasi Tempat Kerja

  • Tetapkan Pedoman

Meskipun komunikasi internal yang teratur harus menjadi tujuan di setiap tempat kerja, batasan perlu ditetapkan sejauh frekuensi dan konten. Manajemen senior perlu menghindari pengiriman email terus-menerus karena karyawan mungkin mulai mengabaikannya setelah beberapa saat.

  • Targetkan Pesan Dengan Benar

Jika sebuah pesan ditujukan untuk seseorang dari departemen tertentu atau orang yang berpartisipasi dalam berbagai tugas, maka pesan tersebut tidak harus disampaikan kepada setiap orang. Manajer perlu menyadari siapa yang mereka coba hubungi dan mengapa sehingga mereka dapat menyesuaikan pesan dengan orang yang dimaksudkan untuk melihatnya. Karyawan bisa menjadi kesal saat menerima pesan yang tidak dimaksudkan untuk mereka.

  • Memiliki Isi Selain Prosedur

Karyawan akan lebih cenderung terlibat dalam komunikasi internal dan memeriksa intranet jika terdapat berbagai konten. Tim komunikasi internal harus memiliki materi yang bermanfaat bagi karyawan. Ini bisa membutuhkan kemitraan dengan Sumber Daya Manusia. Acara seperti makan siang dan belajar di mana para ahli lapangan datang untuk berbagi pengalaman mereka, acara pengembangan profesional, dan kejadian lain yang menguntungkan pekerja harus dipuji seperti halnya memo formal. Ini akan membuat karyawan tahu bahwa manajemen senior lebih memperhatikan daripada prosedur dan kebijakan.

  • Mintalah Ide

Banyak karyawan tidak selalu bekerja di tempat yang sama selama karir mereka. Mereka mungkin memiliki tips yang dapat mereka bawa dari tempat kerja sebelumnya. Mereka dapat menggunakan perangkat lunak yang memfasilitasi komunikasi langsung, atau perusahaan dapat menyusun kebijakan yang berhasil untuk karyawan tersebut. Bukan ide yang buruk untuk bertanya kepada mereka apa yang mungkin berhasil sepanjang karier mereka dan menggunakan ide-ide yang masuk akal bagi perusahaan.

Bagaimana Alat Komunikasi Online Modern Membantu Bisnis

Beberapa masalah paling umum di tempat kerja saat ini adalah kurangnya alat yang dapat membantu komunikasi. Sebelumnya, satu-satunya pilihan adalah email, dan saat drive bersama seperti Microsoft Shared Drive dan Google Drive muncul, pekerja diberi lebih banyak pilihan untuk berkolaborasi.

Sekarang, segala sesuatunya telah maju lebih jauh dengan alat komunikasi tidak lagi bergantung pada apakah seseorang memiliki email Outlook atau Google. Alat gratis seperti Platform Status dan Ryver memungkinkan pekerja untuk berbagi pesan dan file saat dalam perjalanan sambil membuat berbagai ruang obrolan / grup tergantung pada departemen atau kriteria lain.

Alat manajemen tugas gratis seperti Flux memungkinkan karyawan membuat dan berbagi daftar tugas dengan rekan kerja. Selain itu, ada banyak opsi yang dimiliki tempat kerja untuk memperkenalkan alat kolaborasi berbasis cloud.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Fill out this field
Fill out this field
Please enter a valid email address.

Menu
Open chat