Wujudkan Komunikasi yang Baik dengan Menerapkan Langkah-langkah Komunikasi Efektif

Komunikasi adalah proses bertukarnya informasi, baik dalam bentuk pendapat, perasaan atau ide yang disampaikan seseorang baik secara  lisan maupun tulisan. Komunikasi akan bermakna jika terlaksana secara efektif, komunikasi efektif itu sendiri dapat terjadi jika informasi yang disampaikan tepat sasaran dan mendapatkan feedback (respon) yang sesuai dengan tujuan komunikasi yang diharapkan individu tersebut.

Kemampuan seseorang dalam mengungkapkan keinginan, ide, perasaan, pikiran atau pendapat dalam bentuk komunikasi efektif sangat penting dalam lingkungan pekerjaan ataupun organisasi. Sistem komunikasi yang baik akan memudahkan seseorang dalam melakukan koordinasi. Jika koordinasi lemah, maka akan berpotensi menimbulkan permasalahan yang besar di tempat kerja yang pastinya juga mempengaruhi kinerja perusahaan.

Oleh karena itu penting untuk mengenali langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mewujudkan komunikasi yang efektif, sebagai berikut;

Menjadi pendengar aktif

Dalam mewujudkan komunikasi yang baik, mendengar merupakan langkah utama yang harus kita lakukan. Karena mendengar salah satu dari bentuk respon yang anda berikan terhadap lawan bicara, dan menunjukkan bahwa anda paham dengan apa yang sedang dibicarakan.

Pendengar yang baik tentu dengan mudah menyampaikan informasi yang baik. Karena kita mau mendengar dan tidak egois dengan apa yang kita inginkan, secara tidak langsung lawan bicara kita juga akan memberikan respon yang positif terhadap apa yang akan kita sampaikan.

Dengan kemampuan aktif mendengar, anda juga bisa melacak karakter lawan bicara dan dapat mempermudah pola komunikasi yang akan anda lakukan. Sehingga dengan begitu lawan bicara anda dapat lebih mudah mendengar apa yang anda ucapkan dan memberikan feedback yang baik.

Baca juga: Catat! Ini Cara Mengatasi Mood Swing pada Karyawan

Komplain tanpa menyalahkan

Penggunaan kosa kata yang baik dalam bicara juga diperlukan, baik antara atasan dan bawahan maupun sebaliknya. Penggunaan kosa kata itu juga tidak hanya ketika penyampaian informasi baik, tapi juga ketika anda melakukan komplain.

Mayoritas orang tidak bakal suka disalahkan, baik dalam suatu pekerjaan ataupun organisasi. Sikap yang demikian sudah menjadi tabiatnya manusia, oleh karena itu untuk mencapai komunikasi yang efektif, jika sekirasa anda komplain terhadap suatu barang atau jasa, hindarilah penggunaan kosa kata yang menyalahkan. 

Penggunaan kosa kata yang lembut, tanpa saling menyalahkan tentu akan menaklukan lawan bicara anda. Sehingga dengan mudah ia dapat menangkap keinginan anda terhadap suatu barang atau jasa tersebut.

Akui Kesalahan Anda

Mengakui kesalahan merupakan sesuatu yang mulia. Mengakui kesalahan sebagai salah satu bentuk tanggung jawab anda dalam berkontribusi menyelesaikan permasalahan tersebut. Karena saling menyalahkan hanya akan memperpanjang masalah.

Jika anda memilih untuk mengakui kesalahan, maka situasi akan menjadi lebih baik, dan titik temu dari suatu permasalahan akan segera terselesaikan. Berani mengakui kesalahan bukan berarti anda kalah, tetapi sebagai bentuk anda berhasil dalam menciptakan komunikasi yang efektif.

Lupakan masa lalu

Dalam berkomunikasi, jangan mengungkit-ungkit kesalahan yang sudah lama terjadi. Fokuslah kepada masa sekarang, komunikasikan dengan baik sehingga masalah dapat terselesaikan dengan cepat.

Mengungkit masa lalu hanya akan membuat lawan bicara anda menjadi semakin kesal. Hal tersebut menyebabkan topik pembicaraan melebar dan solusi tidak kunjung didapatkan

Time out

Menunda pelaksanaan diskusi dalam suatu rapat merupakan komunikasi yang efektif dalam menyelesaikan konflik. Karena jika diskusi tetap dilanjutkan, kondisi akan semakin panas dan sulit untuk dikendalikan. Kondisi seperti ini tidak menyelesaikan masalah, tapi dapat menambah masalah baru.

Namun, jika pelaksanaan diskusi tersebut ditunda, maka kedua belah pihak dapat berpikir dengan pikiran yang jernih tanpa emosi. Dengan pikiran yang jernih, komunikasi dapat berjalan dengan baik, sehingga apapun permasalahan yang sedang terjadi dapat terselesaikan dengan baik.

Tunjukkan rasa terima kasih

Ucapan terima kasih terlihat seperti kata yang sederhana, tetapi mempunyai nilai yang istimewa. Karena dengan mengucapkan kata tersebut lawan bicara anda lebih merasa dihargai. Hal ini dapat mempermudah anda dalam menjalin komunikasi yang baik dengan rekan kerja ataupun organisasi.

Sehingga biasakanlah mengucapkan terima kasih kepada lawan bicara anda. Terima kasih tidak hanya diucapkan pada sesuatu yang bernilai besar saja, tetapi dengan ucapan tersebut akan membesarkan hati lawan bicara anda. Meski hanya dengan pemberian atau bantuan yang kecil, tapi ucapan tersebut penting untuk mengharmoniskan hubungan anda.

Kemampuan berkomunikasi dan dapat menerapkan langkah-langkah komunikasi tersebut merupakan salah satu bentuk dari kecerdasan emosi (EQ, Emotional Quotient). Komunikasi yang baik tidak hanya diperlukan dalam suatu bisnis atau dengan rekan kerja saja, tetapi konunikasi sangat penting dalam berinteraksi dengan orang lain.

Komunikasi tidak sekedar kemampuan berbicara saja, tetapi juga dibutuhkan kemampuan untuk pendekatan dengan teman bicara, kecakapan persuasi dan menghindari resistensi dalam menyampaikan maksud yang diinginkan dengan mudah, meyakinkan dan diterima oleh teman bicara. Sehingga dengan begitu keberadaan kita dapat diterima oleh orang banyak. 

Kesimpulan 

Komunikasi yang efektif sangat penting dalam memperluas relasi kerja ataupun organisasi. Dengan komunikasi yang baik, kita dapat menyampaikan pendapat dalam bentuk informasi atau ide secara lisan maupun tulisan dan informasi tersebut diterima dan mendapatkan feedback dari lawan bicara kita.

Untuk meningkatkan komunikasi yang efektif di dalam dunia kerja atau organisasi, perlu kita terapkan mulai dari menjadi pendengar yang aktif ketika berkomunikasi, ketika komplain tidak saling menyalahkan, berani mengakui kesalahan, tidak mengungkit-ungkit masa lalu, memberikan time out dalam suatu pertikaian, dan kemudian menunjukkan rasa terima kasih. Jika langkah-langkah tersebut terlaksana secara maksimal, maka komunikasi yang efektif telah anda terapkan, baik dalam dunia kerja, organisasi, keluarga ataupun lingkungan sehari-hari.

Proxsis HR memiliki Training Communication Skill. Segera daftarkan diri Anda sekarang juga. Info lebih lengkap, hubungi Expert kami disini.