Bagi pegiat bisnis baik secara konvensional maupun kontemporer pasti pernah merasakan meeting. Meeting untuk urusan bisnis pasti sering terjadi perdebatan yang akan berlangsung dari hitungan hari, minggu hingga bulan. Setahun kemudian diskusi yang sama bisa saja berlanjut demi mencapai sebuah kemajuan dalam bisnis.

Namun, kita pasti pernah menghadapi sebuah kebuntuan dalam meeting meskipun merancang perencanaan bisnis dengan sempurna. Jika itu terjadi, maka dalam sebuah meeting pasti menciptakan kegagalan dalam menyampaikan komunikasi bisnis. Hal ini mengakibatkan dampak penundaan rencana bisnis, dan reposisi politik di perusahaan.

Kita bisa menilai bahwa kesalahan terletak pada media komunikasi yang dipilih, dan cara menyampaikan pesan yang ingin disampaikan. Kita disuguhkan dengan banyak pilihan teknologi. Dalam hal ini, kita telah kehilangan pandangan terhadap konsep paling mendasar di balik komunikasi bisnis.

Sebenarnya, komunikasi secara umum, memerlukan persiapan, pemikiran, dan beberapa cara untuk mengkonfirmasi bahwa pesan itu tidak hanya diterima secara alami tetapi juga dalam pengertian. Komunikasi bisnis juga dapat menjadi lebih kompleks. Kita akan menjabarkan lima poin terkait karakteristik yang diperlukan untuk komunikasi bisnis yang efektif, sebagai berikut:

1. Perencanaan

Komunikasi bisnis yang efektif memerlukan persiapan terlebih dahulu untuk mendapatkan perhatian penerima pesan. Maka, mulailah komunikasi dengan pernyataan cepat mengenai alasan dan pentingnya pesan. Apakah ini tentang penyampaian poin yang selaras dengan rencana strategis perusahaan? Apakah itu menghilangkan risiko yang berdampak?

Jangan biarkan klien kita bersikap menggaruk-garuk kepala, salah paham, dan bahkan mungkin mengabaikan pesan itu karena pentingnya pesan itu tidak dijelaskan dengan cepat. Karena kita hidup di zaman kepuasan instan, jika maksud dan tujuan tidak disampaikan dan dipahami dengan cepat, kita akan kehilangan audiens. Rencanakanlah apa yang ingin kita katakan, dan nyatakan tujuan diskusi di awal terjadinya komunikasi.

2. Bersikap Profesional Tanpa Membawa Perasaan

Kita tidak bisa memungkiri bahwa ada sedikit ruang yang bersifat emosional ketika datang untuk membuat keputusan bisnis yang efektif. Hal ini terjadi jika orang berbicara langsung dari sisi emosi, mereka biasanya kehilangan tujuan sementara. Hal ini karena kita dengan tegas bersikeras untuk melihat tujuan.

Perlu diketahui, urusan bisnis tidak boleh ditafsirkan sebagai tujuan pribadi. Jika kita perjelas, sangat penting untuk memisahkan orang dari masalahnya agar memaksimalkan pesan utama mediasi dan negosiasi. Kita juga harus membiasakan setiap hari dalam bisnis untuk latihan mediasi dan negosiasi.

Jika kamu ingin mengkomunikasikan pesan yang penting, serta ada emosi yang substansial di dalam ruangan, sebaiknya menyampaikan pesan pada waktu yang berbeda. Selain itu kamu mungkin meluangkan waktu untuk berpikir ulang, jika memiliki orang yang tepat di ruangan tersebut.

3. Bersikap Taktis dan Efisien

Hal ini sangat penting dalam komunikasi tertulis. Saat ini, banyak transaksi bisnis semata-mata dilakukan melalui email. Kamu harus mempertimbangkan cara ini jauh lebih efektif daripada menis surat beberapa paragraf. Sebenarnya, dunia olahpesan teks biasa melalui handphone tidak memungkinkan kita untuk menggunakan tanda baca dan memisahkan topik menjadi paragraf.

Kemudian, dalam hal pertemuan langsung, panggilan konferensi, dan konferensi video, pastikan bahwa sesi berakhir tepat waktu. Jika kamu merencanakan pesan dengan baik, seharusnya tidak ada alasan untuk memperpanjang sesi melampaui waktu yang telah ditentukan. Selanjutnya, kamu harus bersikap taktis dalam pengiriman pesan. Kalau tidak, pesan yang ingin disampaikan bisa hilang ketika peserta mencari melalui kata-kata dan menarik kesimpulan mereka sendiri, serta mulai membuat rencana seperti makan malam bersama.

4. Tindak Lanjut

Perlu kamu ketahui, kapasitas otak manusia adalah organ yang sangat sibuk. Saat mendengarkan, kita juga cenderung memproses data lain yang berkeliaran secara acak di dalam kepala keluar. Sayangnya, kita tidak pandai memproses banyak data seperti halnya perangkat teknis yang kita akses.

Karena itu, penting untuk menawarkan beberapa jenis tindak lanjut di akhir komunikasi. Kamu harus pertimbangkan juga untuk mengakhiri sesi dengan pernyataan seperti ‘Kami akan menjadwalkan sesi tindak lanjut dalam dua minggu’. Hal ini akan memberi semua orang kesempatan untuk memproses tujuan perusahaan yang baru.

5. Menjadi Pendengar yang Baik

Karakteristik utama dari komunikasi bisnis yang efektif adalah mendengarkan. Jika kita mendengar berarti memberi kesempatan bagi orang lain untuk berpendapat di dalam sebuah forum komunikasi. Dengan demikian, akan tercipta sebuah suasana atau lingkungan yang kreatif dan kolaboratif serta mampu menguak potensi baru dalam dunia bisnis. Hal sebaliknya, saat kamu berbicara dan orang lain mendengarkan, maka komunikasi yang dilakukan bisa lebih hidup.

6. Komunikasi Bisnis yang Efektif  Membutuhkan Usaha

Di era saat ini, semua hal yang menyangkut kepuasan sangat berorientasi dengan hal yang instan. Hal ini berisiko kehilangan pandangan akan pentingnya komunikasi bisnis yang efektif. Kita bisa mencontohkan saat melompat masuk tanpa melihat ke depan, merencanakan, atau mempertimbangkan pesan itu sendiri.

Baca Juga: Complex Problem Solving, Cara Karyawan untuk Memenangkan Persaingan

Padahal, komunikasi yang efektif memang membutuhkan upaya dengan meluangkan waktu untuk mempersiapkan bersama, serta mengikuti karakteristik dasarnya. Kita dapat memastikan bahwa  menghasilkan hubungan positif dengan karyawan, rekan bisnis, dan pemangku kepentingan asalkan mampu memaksimalkan komunimasi dalam dunia bisnis tersebut. Bagaimana menurut kamu?

Sumber: techgenix.com

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Fill out this field
Fill out this field
Please enter a valid email address.

Menu
Open chat