Kenali 5 Tahap Komunikasi Bisnis Yang Efektif

Komunikasi bisnis yang efektif adalah proses mendengar dan berbicara dua arah, dan pentingnya dalam semua fase kehidupan bisnis sehari-hari di perusahaan dan organisasi. Rasa saling menghormati dalam komunikasi bisnis adalah salah satu komponen terpenting yang harus diterapkan.

Bagi pegiat bisnis baik secara konvensional maupun kontemporer pasti pernah merasakan pertemuan . Rapat untuk urusan bisnis pasti sering terjadi yang akan berlangsung dari hitungan hari, minggu hingga bulan. Setahun kemudian diskusi yang sama bisa saja berlanjut demi mencapai sebuah kemajuan dalam bisnis.

Namun, kita pasti pernah menghadapi sebuah kebuntuan dalam pertemuan meskipun merancang perencanaan bisnis dengan sempurna. Jika itu terjadi, maka dalam sebuah pertemuan pasti menciptakan kegagalan dalam menyampaikan komunikasi bisnis. Hal ini mengakibatkan dampak tertundanya rencana bisnis, dan reposisi politik di perusahaan.

Kita bisa menilai bahwa kesalahan terletak pada media komunikasi yang dipilih, dan cara menyampaikan pesan yang ingin disampaikan. Kita disuguhkan dengan banyak pilihan teknologi. Dalam hal ini, kita telah kehilangan pandangan terhadap konsep paling mendasar di balik komunikasi bisnis.

Sebenarnya, komunikasi secara umum, memerlukan persiapan, pemikiran, dan beberapa cara untuk memastikan bahwa pesan itu tidak hanya diterima secara alami tetapi juga dalam pengertian. Komunikasi bisnis juga dapat menjadi lebih kompleks. Kami akan menjabarkan lima poin terkait karakteristik yang diperlukan untuk komunikasi bisnis yang efektif, sebagai berikut:

1. Perencanaan

Komunikasi bisnis yang efektif memerlukan persiapan terlebih dahulu untuk mendapatkan perhatian penerima pesan. Maka, komunikasi dimulai dengan pernyataan cepat mengenai alasan dan pentingnya pesan. Apakah ini tentang penyediaan poin yang selaras dengan rencana strategis perusahaan? Apakah itu menghilangkan risiko yang berdampak?

Jangan biarkan klien kita mendengarkan garuk kepala, salah paham, dan bahkan mungkin mengabaikan pesan itu karena pentingnya pesan itu tidak dijelaskan dengan cepat. Karena kita hidup di zaman kepuasan instan, jika maksud dan tujuan tidak tersampaikan dan dipahami dengan cepat, kita akan kehilangan audiens. Rencanakanlah apa yang ingin kita katakan, dan nyatakan tujuan diskusi di awal terjadinya komunikasi.

2. Bersikap Profesional Tanpa Membawa Perasaan

Kita tidak bisa memungkiri bahwa ada sedikit ruang yang bersifat emosional ketika datang untuk membuat keputusan bisnis yang efektif. Hal ini terjadi jika orang berbicara langsung dari sisi emosi, mereka biasanya kehilangan tujuan sementara. Hal ini karena kita dengan tegas prinsip untuk melihat tujuan.

Perlu diketahui, urusan bisnis tidak diperbolehkan sebagai tujuan pribadi. Jika kita jelaskan, sangat penting untuk memisahkan orang dari masalah tersebut agar memaksimalkan mediasi dan negosiasi pesan utama. Kita juga harus membiasakan setiap hari dalam bisnis untuk latihan mediasi dan negosiasi.

Jika kamu ingin mengkomunikasikan pesan yang penting, serta memiliki emosi yang substansial di dalam ruangan, sebaiknya sampaikan pesan pada waktu yang berbeda. Selain itu kamu mungkin meluangkan waktu untuk berpikir ulang, jika memiliki orang yang tepat di ruangan tersebut.

Baca Juga: Pelatihan Komunikasi Efektif “Tingkatkan Karir Anda dengan Keterampilan Komunikasi Efektif”

3. Bersikap Taktis dan Efisien

Hal ini sangat penting dalam komunikasi tertulis. Saat ini, banyak transaksi bisnis semata-mata dilakukan melalui email. Kamu harus mempertimbangkan cara ini jauh lebih efektif daripada menis beberapa surat paragraf. Faktanya, dunia olahpesan teks biasa melalui ponsel tidak memungkinkan kita untuk menggunakan tanda baca dan membedakan topik menjadi paragraf.

Kemudian, dalam ruang pertemuan langsung, panggilan konferensi, dan video konferensi, pastikan bahwa sesi berakhir tepat waktu. Jika kamu merencanakan pesan dengan baik, seharusnya tidak ada alasan untuk memperpanjang sesi melebihi waktu yang telah ditentukan. Selanjutnya, kamu harus menentukan taktis dalam pengiriman pesan. Jika tidak, pesan yang ingin disampaikan bisa hilang ketika peserta mencari melalui kata-kata dan kesimpulan menarik mereka sendiri, serta mulai membuat rencana seperti makan malam bersama.

4. Tindak Lanjut

Perlu kamu ketahui, kapasitas otak manusia adalah organ yang sangat sibuk. Saat mendengarkan, kita juga cenderung memproses data lain yang tersebar secara acak di dalam kepala keluar. Sayangnya, kami tidak pandai memproses banyak data seperti perangkat teknis yang kami akses.

Oleh karena itu, penting untuk menawarkan beberapa jenis tindak lanjut di akhir komunikasi. Kamu harus bersiap juga untuk mengakhiri sesi dengan pernyataan seperti ‘Kami akan menjadwalkan sesi tindak lanjut dalam dua minggu’. Hal ini akan memberi semua orang kesempatan untuk memproses tujuan perusahaan yang baru.

5. Menjadi Mendengar yang Baik

Karakteristik utama dari komunikasi bisnis yang efektif adalah mendengarkan. Jika kita mendengarnya berarti memberi kesempatan bagi orang lain untuk menjelaskannya di dalam sebuah forum komunikasi. Dengan demikian, akan tercipta suatu suasana atau lingkungan yang kreatif dan kolaboratif serta mampu menguak potensi baru dalam dunia bisnis. Sebaliknya, saat kamu berbicara dan orang lain mendengarkan, maka komunikasi yang dilakukan bisa lebih hidup.

6.Komunikasi B isnis yang E fektif M embutuhkan U saha 

Di era saat ini, semua hal yang berkaitan dengan kepuasan sangat terfokus dengan hal yang instan. Hal ini berisiko kehilangan pandangan akan pentingnya komunikasi bisnis yang efektif. Kita bisa mencontohkan saat melompat masuk melihat tanpa ke depan, merencanakan, atau mempertimbangkan pesan itu sendiri.

Baca Juga: Keterampilan Komunikasi Wajib Kamu Miliki Untuk Bersaing Di Era Digital

Padahal, komunikasi yang efektif memang membutuhkan upaya dengan meluangkan waktu untuk mempersiapkan diri bersama, serta mengikuti karakteristik dasarnya. Kita dapat memastikan bahwa menghasilkan hubungan positif dengan karyawan, rekan bisnis, dan pemangku kepentingan berjanji mampu memaksimalkan komunikasi dalam dunia bisnis tersebut. Bagaimana menurut kamu?

Sumber: techgenix.com