HRIS System : Pengertian, Fungsi, Manfaat dan Contoh Penerapannya

Penerapan HRIS (Human Resource Information System) dalam suatu organisasi sangat penting untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam manajemen sumber daya manusia. Artikel ini akan membahas tentang apa itu HRIS, tujuan dari penerapannya, manfaat yang dapat diperoleh, serta langkah-langkah lengkap dalam penerapannya. HRIS (Human Resource Information System) system adalah sebuah sistem teknologi informasi yang digunakan untuk mengelola data dan informasi terkait manajemen sumber daya manusia (SDM) dalam perusahaan. HRIS system digunakan untuk menyimpan dan mengatur data karyawan, seperti data pribadi, laporan absensi, prestasi kerja, pelatihan, dan penggajian. Selain itu, HRIS system juga memungkinkan perusahaan untuk memonitor dan menganalisa kinerja karyawan untuk memperbaiki manajemen SDM secara keseluruhan.

Secara keseluruhan, penggunaan HRIS system cukup efektif untuk meningkatkan manajemen SDM di berbagai perusahaan. Dengan HRIS system, tim HR dapat mengelola data SDM dengan efisien dan akurat, yang pada gilirannya dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan. Namun, untuk memaksimalkan manfaatnya, sebaiknya perusahaan merencanakan dan mengelola implementasi HRIS system secara hati-hati.

Artikel ini bertujuan untuk memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang HRIS system dan bagaimana penerapannya dapat membantu organisasi dalam meningkatkan kinerja dan efisiensi.

Fungsi HRIS System

Berikut ini adalah beberapa fungsi HRIS yang dapat membantu meningkatkan efektivitas pengelolaan SDM di perusahaan.

1. Generasi laporan
   HRIS system dapat menghasilkan laporan tentang berbagai aspek SDM yang sangat berguna bagi manajemen dan bagian keuangan. Dengan adanya HRIS, laporan dapat dihasilkan dengan lebih cepat, akurat, dan format yang mudah dipahami. Laporan ini dapat berupa data karyawan, absensi, gaji, tunjangan, pelatihan, promosi, dan sebagainya.
2. Pendaftaran Karyawan
   Proses pendaftaran karyawan yang dilakukan manual seringkali memakan waktu yang lama dan kompleks. Namun dengan adanya HRIS system, pendaftaran karyawan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Data karyawan akan tercatat secara otomatis ke dalam database HRIS, sehingga memudahkan pengelolaan data tersebut.
3. Manajemen Absensi
   HRIS system dapat membantu mengelola absensi karyawan dengan lebih mudah dan akurat. Data absensi karyawan akan tercatat secara otomatis ke dalam database HRIS, sehingga proses monitoring dan penghitungan jam kerja dapat dilakukan lebih efektif. Selain itu, dengan HRIS system, karyawan dapat memantau absensi mereka sendiri dan melakukan pengajuan cuti dengan lebih mudah melalui aplikasi yang telah disediakan.
4. Penggajian
   Salah satu fungsi utama HRIS system adalah membantu dalam proses penggajian karyawan. HRIS dapat menghasilkan data penggajian secara akurat dan mudah dibaca dengan menghitung gaji, tunjangan, pajak, dan pengurangan lainnya sesuai dengan kebijakan perusahaan. Dengan HRIS, perusahaan dapat membayar gaji karyawan dengan tepat waktu dan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
5. Pemantauan kinerja
   HRIS system dapat membantu dalam pemantauan kinerja karyawan. Dengan HRIS, perusahaan dapat memantau kinerja karyawan secara individu dan mengevaluasi kemajuan kinerja mereka secara real-time. HRIS dapat memberikan informasi yang berguna untuk pengembangan karyawan melalui pelatihan dan pengembangan.
6. Manajemen Pelatihan
   HRIS system dapat membantu dalam mengelola pelatihan karyawan secara efektif. Dengan HRIS, perusahaan dapat membuat program pelatihan yang terstruktur dan terukur, serta memantau perkembangan karyawan dalam setiap pelatihan. HRIS juga dapat meningkatkan efektivitas pelatihan karyawan dengan mengevaluasi keberhasilan program pelatihan dengan lebih mudah.
7. Manajemen Talenta
   HRIS system membantu perusahaan dalam pengelolaan talenta untuk memaksimalkan potensi karyawan. HRIS bisa membantu mencari kandidat terbaik untuk posisi yang tersedia, melakukan kemitraan dengan head hunter, dan memantau kemajuan karir karyawan di dalam perusahaan.

Baca juga : Migrasi ke HRIS System: Langkah-Langkah Penting dan Dampaknya pada Manajemen SDM

Tujuan HRIS System

HRIS system atau Human Resource Information System adalah sebuah sistem informasi yang digunakan dalam manajemen sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Sistem ini dapat digunakan untuk memudahkan manajemen sumber daya manusia dalam berbagai proses seperti pengelolaan data karyawan, penggajian, manajemen absensi, dan sebagainya.

Tujuan HRIS system adalah untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas manajemen sumber daya manusia dalam perusahaan. Berikut adalah beberapa tujuan HRIS system yang lebih lengkap:

1. Peningkatan Efisiensi Operasional
   HRIS system dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional dalam manajemen sumber daya manusia. Dalam beberapa perusahaan, proses penggajian dan manajemen absensi masih menggunakan sistem manual yang memakan waktu dan membutuhkan banyak pekerjaan. Dengan HRIS system, proses-proses tersebut dapat diotomatisasi, sehingga tim HR dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
2. Pengelolaan Data Karyawan yang Mudah
   HRIS system memudahkan tim HR dalam mengelola data karyawan dalam perusahaan. Dengan HRIS system, tim HR dapat dengan mudah mengetahui data-data karyawan seperti data pribadi karyawan, data posisi dan jabatan, data pelatihan, dan sebagainya. Hal ini memungkinkan tim HR untuk mengambil keputusan lebih cepat dan tepat dalam manajemen sumber daya manusia.
3. Analisis Data untuk Pengambilan Keputusan
   HRIS system memungkinkan tim HR untuk melakukan analisis data yang lebih efektif dalam pengambilan keputusan manajemen sumber daya manusia. Data dari HRIS system dapat digunakan untuk menganalisis kinerja karyawan, melakukan pengukuran pengaruh pelatihan terhadap kinerja karyawan, dan sebagainya. Hal ini membantu perusahaan untuk menentukan keputusan strategis dalam manajemen sumber daya manusia.
4. Penyimpanan Data yang Aman
   HRIS system dapat membantu perusahaan untuk menyimpan data karyawan dengan lebih aman dan teratur. Dalam HRIS system, data karyawan disimpan dengan sistem yang terenkripsi sehingga hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang. Hal ini meminimalkan risiko kebocoran data karyawan yang dapat merugikan perusahaan.
5. Peningkatan Keterlibatan Karyawan
   HRIS system dapat membantu meningkatkan keterlibatan karyawan dalam perusahaan. Dengan HRIS system, karyawan dapat mengakses informasi mengenai gaji, tunjangan, dan kebijakan perusahaan dengan lebih mudah. Hal ini memperkuat transparansi dalam perusahaan dan meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.
6. Mendukung Pengembangan Karyawan
   HRIS system dapat membantu perusahaan dalam pengembangan karyawan. Dengan HRIS system, perusahaan dapat mengukur kinerja karyawan dan memberikan pelatihan yang dibutuhkan oleh karyawan. Hal ini membantu karyawan untuk meningkatkan keterampilan dan kemampuan mereka dalam pekerjaan dan meningkatkan produktivitas perusahaan.
7. Penghematan Biaya
   HRIS system dapat membantu perusahaan menghemat biaya dalam manajemen sumber daya manusia. Dalam sistem manual, proses seperti pemberian gaji dan manajemen absensi memakan waktu dan memerlukan tenaga kerja yang banyak. Dengan HRIS system, proses tersebut dapat diotomatisasi, sehingga perusahaan dapat menghemat biaya dalam manajemen sumber daya manusia.

Baca juga : Human dan Capacity Building dalam Bisnis: Meningkatkan Kualitas Karyawan dan Produk

Langkah-Langkah Lengkap Penerapan HRIS System

Berikut adalah langkah-langkah yang harus dilakukan dalam penerapan HRIS system:

1. Analisis Kebutuhan Organisasi – organisasi harus mengevaluasi kebutuhan HRIS system yang sesuai untuk organisasi dan anggaran yang tersedia.
2. Pilih Platform HRIS – organisasi harus memilih platform HRIS yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dan ketersediaan anggaran.
3. Mengumpulkan Data – organisasi harus mengumpulkan data karyawan yang diperlukan dan memastikan bahwa data tersebut akurat.
4. Integrasi Data – data karyawan harus diintegrasikan dengan HRIS system dan dipastikan akurasi dan konsistensi datanya.
5. Pelatihan Karyawan – karyawan harus dilatih dalam menggunakan sistem untuk memastikan penggunaan yang efektif dan efisien.
6. Pelacakan dan Pengelolaan – HRIS system harus terus dipantau dan diperbaharui sesuai kebutuhan organisasi untuk memastikan kinerjanya tetap optimal.

Penerapan HRIS system sangat penting untuk organisasi dalam mengelola sumber daya manusia secara efektif dan efisien. Dengan mengetahui apa itu HRIS, tujuan dan manfaatnya, serta langkah-langkah lengkap dalam penerapannya, organisasi dapat memastikan kesuksesan dan efektivitas dalam manajemen sumber daya manusia.

Ingin mendapatkan konsultasi tentang Human Resource Information System? Jangan ragu untuk menghubungi kami di link WhatsApp dan dapatkan bantuan ahli dalam mengoptimalkan sistem informasi sumber daya manusia Anda!

Referensi

Apa Itu HRIS? Pengertian HRIS dan Peran Pentingnya di Perusahaan (logique.co.id)

HRIS: Pengertian, Jenis, Manfaat Hingga Contoh Penerapannya – Blog (linovhr.com)