Apa Itu Analisis Beban Kerja dan Cara Menghitungnya?
4 Menit Membaca

Apa Itu Analisis Beban Kerja dan Bagaimana Cara Menghitungnya?

Secara definisi, Analisis Beban Kerja merupakan sebuah aktivitas untuk menentukan jumlah optimum tenaga kerja yang ada di dalam organisasi secara efektif dan efisien. Aktivitas untuk memprediksi dan menentukan komposisi atau jumlah karyawan yang dibutuhkan. 

Apa tujuan dari Analisis Beban Kerja?

Berikut adalah beberapa tujuan dari penerapan Analisis Beban Kerja:

  • Untuk mengetahui dan / atau menghitung (memperkirakan) secara optimal penggunaan jumlah atau komposisi tenaga kerja terhadap beban kerja di setiap fungsi kerja atau unit organisasi. 
  • Untuk melakukan analisis terhadap kemampuan tenaga kerja yang sekarang (kompetensi).
  • Untuk peramalan / proyeksi terhadap kebutuhan tenaga kerja untuk periode tertentu.
  • Untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang.

Mengapa perusahaan perlu Analisis Beban Kerja

Berikut adalah alasan mengapa perusahaan perlu menerapkan Analisis Beban Kerja:

  • Agar mengetahui jumlah atau komposisi tenaga kerja (total organisasi) yang optimal.
  • Agar mengetahui akurasi jumlah tenaga kerja pada pekerjaannya.
  • Agar mengetahui efektivitas jumlah tenaga kerja di setiap unit organisasi.
  • Dapat menjadi pedoman / rujukan untuk dalam pelaksanaan rekrutmen, mutasi, rotasi, dan promosi tenaga kerja.

Tahapan/Metode Job Analysis

Berikut adalah berbagai Metode untuk melakukan Job Analysis: 

  • Interviews (Wawancara)
  • Structured Questionnaire / Inventory
  • Direct Observation
  • Logbooks / Work Diaries

Program Analisis Beban Kerja

Contoh Analisis Beban Kerja

Berikut adalah contoh case study untuk memberi gambaran bagaimana cara menghitung Beban Kerja:
Name : ABC

Job Description : Office Boy

Beban Kerja Utama

Kebersihan kantor

  • Membersihkan (menyapu, mengepel, mengelap dsb) area kantor sebelum “office hour”.
  • Membersihkan (menyapu, mengepel, mengelap dsb) area kantor setelah “office hour”.
  • Membuang sampah ruang kantor setelah “office hour”.
  • Membuang sampah toilet setelah “office hour”.

Food & Drink Services

  • Menyediakan minuman untuk seluruh karyawan pada pagi, sore hari dan tamu.
  • Menyediakan makanan & minuman untuk BOD.

Inventory

  • Checking stock air gallon & air minum botol tetap tersedia.
  • Melakukan verifikasi & memastikan ketersediaan akan kebutuhan Pantry (gula, kopi, teh dan lain-lainnya).
  • Melakukan verifikasi dan memastikan ketersediaan akan kebutuhan stationery (kertas, ballpoint, pensil, spidol, dan lain-lainnya).

Contoh Analisis Beban Kerja (Con’td)

Beban Kerja Harian / Rutin

  • Mengantar barang & surat ke seluruh departemen.
  • Pengecekan dan verifikasi terhadap form-form yang ISO. 
  • Memastikan AC yang ada di seluruh kantor dalam keadaan normal & beroperasi.
  • Memastikan seluruh ruang meeting & perlengkapannya berada dalam keadaan baik.
  • Membersihkan pantry (mencuci piring, membuang sampah dll) jika terlihat kotor.
  • Membersihkan dan mengeringkan ruangan toilet sesuai dengan jadwal.
  • Mencuci keset pada tiap ruangan setiap minggunya.

Beban Kerja Tambahan

  • Membantu membelikan makan siang untuk karyawan.
  • Membantu seluruh karyawan dalam penggunaan mesin fotocopy.
  • Mengajukan permintaan / menginformasikan ke departemen terkait untuk perbaikan Mesin AC jika dirasakan tidak berfungsi normal.
  • Membantu departemen lain / event khusus untuk memperlancar kegiatan / pekerjaan jika dibutuhkan.

Beban Kerja Harian / Insidentil

  • Membantu menyediakan minuman untuk karyawan jika diperlukan (diluar pagi hari).
  • Melakukan perbaikan sederhana jika mesin foto copy rusak dan (apabila tidak bisa diperbaiki)
  • Menginformasikannya kepada Purchasing untuk dilakukan pemanggilan terhadap supplier penyediaan foto copy.
  • Membersihkan kulkas dan coffee maker sesuai dengan kebutuhan.
  • Membantu BOD & Manager untuk keperluan tertentu.
  • Melakukan pembelian air minum galon apabila belum ada pengiriman dari supplier air minum (persediaan stock sudah kehabisan).

Asumsi Dasar Perhitungan Standard

  • Semua aktivitas riil dan tercatat beserta waktunya.
  • Aktifitas/kegiatan dalam sebuah proses kerja dilakukan oleh orang/individu atau sejumlah orang/individu pada periode tertentu.
  • 1 orang pemangku jabatan (1 profil) hanya dapat mengerjakan 1 macam aktivitas dalam satu waktu.
  • 1 orang pemangku jabatan tidak dapat mengerjakan 2-3 (atau lebih) aktivitas sekaligus.
  • 1 buah pekerjaan dapat dijalankan oleh 1 atau lebih pemangku jabatan.
  • Aturan Waktu Standard & konsisten
  • 1 hari = 7 – 8 jam kerja
  • 1 minggu = 5 – 6 hari kerja
  • 1 bulan = 4 minggu
  • 1 tahun = 52 minggu
  • 1 tahun = 12 bulan
  • Merupakan rasio perbandingan antara waktu kerja aktual dengan waktu kerja standard yang sudah ditetapkan.
  • Menggunakan standard efisiensi kerja yang sesuai dengan budaya organisasi dan sudah divalidasikan secara objektif

Apa Itu Analisis Beban Kerja dan Cara Menghitungnya?
Contoh Tabel Analisis Beban Kerja 1.1

Apa Itu Analisis Beban Kerja dan Cara Menghitungnya?
Contoh Tabel Analisis Beban Kerja 1.2

Apa Itu Analisis Beban Kerja dan Cara Menghitungnya?
Contoh Tabel Analisis Beban Kerja 1.3

Contoh Analisis Beban Kerja (Cont’d)

Berapa Jumlah Tenaga Kerja yang optimum ?

Total waktu kerja : 4.511 jam

Total jam kerja efektif : 1.568 jam (87,5% Eff.)

Jumlah Karyawan yang optimal : 4.511 / 1.568 : 2,87

Jumlah Office Boy yang dibutuhkan : +/- 2-3 orang

Karena hasil perhitungan +/- 2-3, maka :

Misalkan di organisasi :

Jumlah OB : 2, Terjadi kekurangan tenaga kerja dan tenaga kerja saat ini harus bekerja ekstra / overtime.

Jumlah OB : 3, Jumlah tenaga kerja terpenuhi namun akan ada waktu kerja idle (kosong), karenanya tugas dan pekerjaan pada jabatan tersebut masih bisa dioptimalisasikan.

Untuk jadi bahan pemikiran :

Diketahui FTE = 11,89 ; maka jumlah tenaga kerja yang optimum adalah …?

Apa Itu Analisis Beban Kerja dan Cara Menghitungnya?
Contoh Tabel Analisis Beban Kerja 1.4

Nah, pertanyaan apa itu Analisis Beban Kerja serta contohnya terjawab sudah. Apakah Anda tertarik untuk mempelajari mengenai Analisis Beban Kerja lebih komprehensif dan mendalam? Yuk ikuti Program Analisis Beban Kerja di Proxsis HR bersama expert kami yang handal.

Menu
Open chat